DS-CD ROM 2 1993 August

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Text File | 1993-03-04 | 163KB | 3,375 lines

╔══════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ DIE GS-EINNAHME-ÜBERSCHUSS-RECHNUNG VERSION 1.40 ║ ║ Jürgen London ║ ║ (c) 1990 - 1993 ║ ║ ║ ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝ ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ Dokumentation ║ ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝ Gandke & Schubert Computerprogramme Autor: Jürgen London Postfach 200 429 D-4050 Mönchengladbach 2 Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0 Mo-Fr. 9.00 - 17.00 Uhr Telefax: (0 21 66) 61 20 37 Mailbox: (0 21 66) 4 47 13 BTX: *Gandke & Schubert GS Software# ╔═════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 1. Gliederung der Dokumentation ║ ║ ║ ╚═════════════════════════════════╝ Die Gliederung entspricht im allgemeinen der logischen Vorgehensweise bei der Arbeit mit GS-EAR. Es werden im Prinzip die einzelnen Menüpunkte besprochen. 1. Gliederung der Dokumentation 2. Arbeiten mit einer Einnahme-Überschuß-Rechnung (EAR) 2.1 Allgemeines 2.2 Berechtigter Personenkreis 2.3 Unterschiede zwischen einer EAR und einer Fibu 2.4 Was leistet GS-EAR? 3. Allgemeine Hinweise zur Benutzung des Programms 3.1 Bildschirmaufbau 3.2 Funktionsweise der Nachrichtenzeilen 3.3 Tastaturbelegung 3.4 Bildschirmlisten 3.5 Hilfssystem 3.6 Warnungen 3.7 Systemdatum 4. Erste Schritte 5. Stammdaten - Einstellungen 5.1 Kontenrahmen definieren 5.1.1 Kontenrahmen neu anlegen 5.1.2 Inhalt des Kontenrahmens kopieren 5.1.3 Statistik des aktiven Kontenrahmens 5.1.4 Aktiven Kontenrahmen bearbeiten 5.1.4.1 Konto neu eingeben 5.1.4.2 Daten des aktuellen Kontos ändern 5.1.4.3 Aktuelles Konto löschen 5.1.4.4 Markierte Konten löschen 5.1.4.5 Nicht markierte Konten löschen 5.1.4.6 Konten-Suchfunktion 5.2 Steuersätze definieren 6. Stammdaten - Mandanten/Jahrgänge 6.1 Mandanten bearbeiten 6.1.1 Mandant neu anlegen 6.1.2 Daten des aktuellen Mandanten ändern 6.1.3 Aktuellen Mandanten löschen 6.2 Jahrgänge bearbeiten 6.2.1 Jahrgang neu anlegen 6.2.2 Aktuellen Jahrgang löschen 6.3 EAR Daten sichern 6.4 EAR Daten zurücksichern 7. Die wesentliche Aufgabe einer EAR -> Buchen 7.1 Allgemeines 7.2 Reihenfolge der Bearbeitung 7.3 Alles trifft sich irgendwo! 7.4 Wie buche ich in GS-EAR? 7.5 Die Buchung der Steuer in GS-EAR 7.6 Wichtige Buchungshilfen 7.7 Suchroutinen 7.8 Mandantenbezogene Einstellungen 8. Die Geschäfts-Buchhaltung 8.1 Allgemeines 8.2 Neue Geschäftsbuchung eingeben 8.3 Aktuelle Geschäftsbuchung ändern 8.4 Geschäftsbuchung löschen 9. Die Offene Posten-Buchhaltung 9.1 Allgemeines 9.2 Die Schnittstelle zu GS-Auftrag 9.2.1 Schema für die Übernahme der OP aus GS-Auf 9.2.2 Die verschiedenen Rechnungsarten in GS-Auf 9.3 Offenen Posten eingeben 9.4 OP-Text od. OP-Beleg ändern 9.5 Offenen Posten löschen 9.6 Teilzahlung eintragen 9.7 Teilzahlung löschen 9.8 Übersicht der offenen Posten 9.9 Netzwerkfähige Schnittstelle 10. Nicht ganz so einfach: Die Anlage-Buchhaltung 10.1 Allgemeines 10.2 Geringwertige Wirtschaftsgüter 10.3 Sonderabschreibung nach Par. 7g EStG 10.4 Sonderabschreibung nach Fördergebietgesetz 10.5 Anlage erfassen 10.6 Anlage löschen 10.7 Anlage anpassen 10.8 Anlage verkaufen 10.9 Abschreibung erfassen 10.10 Abschreibung buchen 10.11 Abschreibung löschen 10.12 AfA-Übersicht der Anlagen 11. Buchen-Zusatzmodule 11.1 Anfangsbestände 11.2 Kontenrahmen bearbeiten 11.3 Standardbuchungen 11.4 Mandanten-Dateien reorganisieren 11.5 Salden-Reorganisationslauf 12. Das Auswertungssystem von GS-EAR 12.1 Allgemeines 12.2 Auswertungsübersicht 12.3 Allgemeine Auswertungen 12.3.1 Offene-Posten-Journal 12.3.2 Mandanten-Kontenplan 12.3.3 Jahres-Abschreibungs-Liste 12.3.4 Einzelabschreibungsübersichten 12.3.5 Jahresumsätze der einzelnen Konten 12.4 Auswertungen (Monat/Quartal/Jahr) 12.4.1 Summen- und Saldenliste 12.4.2 Kassenbuch 12.4.3 Überschuß-Rechnung 12.4.4 Umsatzsteuer-Voranmeldung 12.4.5 Allgemeines Buchungsjournal 12.4.6 Konto-Auszug (Kontoblatt) 12.5 Grafik und Statistik ( -> nur als Zusatzmodul ) 13. Jahresabschluß in GS-EAR 14. Dienstprogramme 14.1 Stammdaten-Reorganisation 14.2 Standardeinstellungen 14.3 Allgemeine Einstellungen 14.3.1 Brutto-Buchen (J/N) 14.3.2 Steuerberechnungen anzeigen (J/N) 14.3.3 Komma als Dezimaltrennung (J/N) 14.3.4 Hinweisfenster aus (J/N) 14.3.5 Sound ein (J/N) 14.3.6 Datensicherung automatisch (J/N) 14.3.7 Sicherungslaufwerk (A/B) 14.3.8 Paßwort 14.4 Länder-Einstellungen 14.4.1 Währung des Landes 14.4.2 Betragsgrenze für GWG's 14.4.3 Kennzeichen für Umsatzsteuer 14.4.4 Kennzeichen für Vorsteuer 14.5 Drucker-Einstellungen 14.5.1 Grafikzeichen für Ausdruck 14.5.2 Zeilen pro Druckseite 14.5.3 Druckerprüfung aus (J/N) 14.5.4 Drucker-Schnittstelle 14.5.5 Briefkopf in Schönschrift (J/N) 14.5.6 Warteschleife je Seite (J/N) 14.5.7 Steuernummer mitdrucken (J/N) 14.6 Drucker-Sequenzen 14.7 Dokumentation ausdrucken 14.8 Schnittstelle GS-EAR -> GS Auftrag 14.9 DOS-SHELL 15. Datensicherung! 16. Bemerkungen zum Abschluß ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 2. Arbeiten mit einer Einnahme-Überschuß-Rechnung ║ ║ ║ ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝ ╒══════════════════╕ │ 2.1 Allgemeines │ ╘══════════════════╛ Alle diejenigen, die nach Par. 4 Abs. 3 EStG ihren Gewinn ermitteln, können mit einer EAR arbeiten. Das gilt hauptsächlich für Freiberufler, aber auch andere. Im allgemeinen bezeichnet man diese Art der Buchführung als einfache Buchführung, weil nur die Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden. Im Prinzip ist dies auch richtig. Nur: Wer entscheidet, was für einen EA-Rechner eine Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe ist? Dies entscheidet das Gesetz und damit letztendlich der Steuerberater. Um Ihnen nun die Arbeit mit einer Buchführung zu erleichtern, wurden alle Programmabläufe so programmiert, daß bestimmte Gesetzesvorschriften automatisch beachtet werden, d. h. das Programm sagt Ihnen, was erlaubt ist und was nicht. Wenn Sie GS-EAR ein bißchen kennengelernt haben, werden Sie uns zustimmen, wenn wir sagen, daß eine Einnahme-Überschuß-Rechnung viel mehr sein kann als nur die Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben. ╒═════════════════════════════════╕ │ 2.2 Berechtigter Personenkreis │ ╘═════════════════════════════════╛ Es gibt einen bestimmten berechtigten Personenkreis für die Gewinnermittlung nach Paragraph 4 Abs. 3 EStG. Steuerpflichtige, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschrif- ten verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen und die auch nicht freiwillig Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse erstellen, können den Gewinn durch Einnahme-Überschuß-Rechnung ermitteln. Das sind vor allem Kleingewerbetreibende und Freiberufler. ╒═════════════════════════════════════════════════════╕ │ 2.3 Unterschiede zwischen einer Fibu und einer EAR │ ╘═════════════════════════════════════════════════════╛ Im folgenden werden die wesentlichen Unterschiede zwischen Betriebsvermögensvergleich und Überschußrechnung nach Par. 4 Absatz 3 EStG dargestellt: (aus: Bornhofen/Busch - Steuerlehre Band 2) 1. Beim Betriebsvermögensvergleich werden grundsätzlich die Wertveränderungen des Betriebsvermögens erfaßt. Die ver- einfachte Gewinnermittlung nach Par.4 Abs.3 berücksich- tigt nur die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben. Allerdings sind auch bei der Überschußrechnung die Vorschriften über die AfA zu befolgen. 2. Auch Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn nach Par.4 Abs.3 ermitteln, haben Betriebsvermögen. Allerdings tritt das Betriebsvermögen bei der Überschußrechnung unmittelbar nicht in Erscheinung. Wertveränderungen des Betriebsvermögens, z. B. Änderung des Teilwerts, bleiben ohne Einfluß auf den Gewinn. Eine Teilwertabschreibung nach Par. 6 EStG ist bei der Überschußrechnung nicht möglich. 3. Kreditverkäufe werden beim Betriebsvermögensvergleich bereits im Zeitpunkt der Lieferung gewinnwirksam erfaßt, während sie bei der Überschußrechnung erst im Zeitpunkt der Bezahlung gewinnwirksam sind. 4. Krediteinkäufe wirken sich beim Betriebsvermögensver- gleich gewinnmäßig im Zeitpunkt des Verkaufs (z.B. als Wareneinsatz) aus, während sie bei der Überschußrechnung im Zeitpunkt der Bezahlung der Liefererrechnung gewinn- wirksam sind. 5. Betriebsausgaben für Waren, die am Ende eines Jahres noch als Bestand vorhanden sind, mindern bei der Überschuß- rechnung den Gewinn, während sie beim Betriebvermögens- vergleich den Gewinn in diesem Jahr nicht mindern. 6. USt-Einnahmen und -Ausgaben beeinflussen bei der Über- schußrechnung den Gewinn, während sie beim Betriebsver- mögensvergleich in der Regel gewinnneutral behandelt werden. 7. Erfolgsabgrenzungen werden bei der Überschußrechnung grundsätzlich nicht berücksichtigt. Die Überschußrechnung kennt deshalb keine Rechnungsabgrenzungsposten und keine Rückstellungen. ╒═════════════════════════╕ │ 2.4 Was leistet GS-EAR? │ ╘═════════════════════════╛ · Mandantenfähig (Verwaltung mehrerer Firmen) · frei definierbare Kontenrahmen · vordefinierte Kontenrahmen · "Standard" (Auszug aus dem Industriekontenrahmen IKR) · "DATEV-03" (Auszug aus dem Spezialkontenrahmen der DATEV/Nürnberg -> SKR 03) · "DATEV_04" (Auszug aus dem Spezielkontenrahmen der DATEV/Nürnberg -> SKR 04) · max. 22 Steuersätze · Unterteilung der Buchführung in · Geschäfts-Buchhaltung · Offene Posten-Buchhaltung · Anlage-Buchhaltung · Standardbuchungen (Buchungsautomatik) · Auswertungen auf Bildschirm, Drucker oder in Spool-Datei · Allgemeine Auswertungen · Offen Posten-Journal ausdrucken · Mandanten-Kontenplan ausdrucken · Jahres-Gesamtabschreibung drucken · Einzel-Abschreibungsübersicht drucken · Jahresumsatz der einzelnen Konten · Spooldatei GSEAR.PRN ausdrucken · Spooldatei GSEAR.PRN löschen · Auswertungen (Monat, Quartal, Jahr) · Summen- und Saldenlisten · Kassenbuch · Überschuß-Rechnung · Umsatzsteuer-Voranmeldung · Allg. Buchungsjournal · Konto-Auszug (Kontoblatt) · Dienstprogramme · 70 Drucker-Treiber · Programm-Standardeinstellungen · Brutto- oder Nettobuchen · Steuerberechnungen anzeigen (J/N) · Grafikzeichen für Ausdruck · Anzahl der Zeilen je Druckseite · Währung des Landes · Kennzeichnung für Umsatzsteuer und Vorsteuer · Paßwortschutz · u.v.m · Schnittstelle zu GS-Auftrag ╔═════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 3. Allgemeine Hinweise zur Benutzung des Programmes ║ ║ ║ ╚═════════════════════════════════════════════════════╝ ╒═══════════════════════╕ │ 3.1 Bildschirmaufbau │ ╘═══════════════════════╛ Anmerkung: Mögliche Tasten, die im Programm gedrückt werden können, werden in dieser Dokumentation folgendermaßen dargestellt: <TASTE> GS-EAR bietet Ihnen eine voll menügesteuerte Benutzeroberfläche. Einmal in Form eines Pull-Down-Menüs, zum anderen als Light-Bar-Menü. Ebenso können Sie die entsprechenden Menüpunkte durch die sog. Hotkeys aufrufen, das sind die farblich hervorgehobenen Buchstaben in der Menüzeile. Wenn Sie diesen Buchstaben drücken, gelangen Sie direkt in das entsprechende Programm. ╒═══════════════════════════════════════════╕ │ 3.2 Funktionsweise der Nachrichtenzeilen │ ╘═══════════════════════════════════════════╛ Wir unterscheiden hier zwischen der Info-, Nachrichten- und Statuszeile. Die Infozeile ist die Zeile 0. Dort sehen Sie, welche Programmversion Sie besitzen und das GS-EAR Systemdatum. Die Nachrichtenzeile ist die Zeile 1 im Bildschirm. Diese Zeile gibt Ihnen jederzeit genauestens Auskunft darüber, welche Tasten aktiv sind und welche Möglichkeiten Sie bei der Bearbeitung der einzelnen Programmpunkte haben. Diese Zeile informiert Sie ständig über den Programmablauf. Die Statuszeile ist die Zeile 24 im Bildschirm. Sie zeigt Ihnen immer, wo Sie sich gerade im Programm befinden. ╒═════════════════════╕ │ 3.3 Tastenbelegung │ ╘═════════════════════╛ Grundsätzlich gilt folgendes: Allgemeine Tastenbelegung: ────────────────────────── <PFEILTASTEN> - Menüpunkt anwählen <RETURN> - Wahl bestätigen (Programmausführung) oder Aufruf eines neuen Menüs <ESC> - Verlassen <LEERTASTE> - Datensätze markieren <HOTKEYS> - Programmausführung <F1> - Hilfe <F5> - DOS-SHELL <CRTL>+<F1> - Hilfsindex Spezielle Tastenbelegung in den Buchungsbereichen: ────────────────────────────────────────────────── <F2> - Liste der Standardbuchungstexte <F3> - Steuerbetrag ändern <F4> - Erlöskonto für die OP-Übernahme ändern <F8> - Belegnummer - 1 (nur bei Automatik) <F9> - Belegnummer + 1 (nur bei Automatik) <F10> - letzte Buchung wiederholen <ALT>+<B> - Bruttobuchen einschalten <ALT>+<N> - Nettobuchen einschalten <TAB> - Weitersuchen in den Suchroutinen Spezielle Tastenbelegung in der Anlagen-Verwaltung: ─────────────────────────────────────────────────── <F2> - Rundungsmöglichkeit der Anschaffungs- kosten oder der errechneten Abschrei- bungsbeträge An einigen Stellen im Programm müssen Sie entscheiden, ob Sie einen bestimmten Punkt ausführen oder nicht, z. B., "Eingabe sichern (J/N)?". GS-EAR akzeptiert für JA - "j", "J" oder <RETURN> NEIN - "n", "N" oder <ESC> ╒═══════════════════════╕ │ 3.4 Bildschirmlisten │ ╘═══════════════════════╛ In einem Buchhaltungsprogramm muß sehr viel angezeigt werden. GS-EAR arbeitet deshalb überwiegend mit Listen. Um nicht bei jeder Liste neu zu beschreiben, wie diese behandelt werden müssen, wird dies an dieser Stelle einmal geklärt. Alle Listen sind "scrollende" Listen, d. h. wenn Sie den "Leuchtbalken" mit den <PFEILTASTEN> bis zum Ende des Bildschirms bewegt haben und noch Datensätze vorhanden sind, wird der Bildschirmausschnitt um eine Zeile nach oben verschoben. Während der Arbeit in den Listen sind immer folgende Tasten aktiv. <PFEILTASTEN> - Leuchtbalken nach oben oder unten bewegen <RETURN> - Wahl des hervorgehobenen Datensatzes, um diesen weiter zu bearbeiten <PgUp> - einen Bildschirm weiter nach oben schalten <PgDn> - einen Bildschirm weiter nach unten schalten <CRTL>+<PgUp> - an den Anfang der Liste <CRTL>+<PgDn> - an das Ende der Liste <ESC> - Verlassen der Liste Wir unterscheiden zwischen Bildschirm- und Fensterlisten. Bildschirmlisten: ───────────────── Die Bildschirmliste benutzt den ganzen Bildschirm, um Datensätze anzuzeigen (z. B. alle Buchungslisten). Diese Listen "scrollen" nur dann, wenn die Anzahl der Datensätze den Bildschirmausschnitt übersteigt. Fensterlisten: ────────────── Die Fensterlisten erscheinen immer dann, wenn Sie eine bestimmte Auswahl treffen müssen, so zum Beispiel die Mandantenliste bei der Wahl eines Mandanten oder die Liste der vorhandenen Kontenrahmen. Diese Fenster "wachsen" bis zu einer bestimmten, von uns festgelegten Größe mit, d. h. wenn sie beispielsweise nur einen Kontenrahmen angelegt haben, erscheint in dem Fenster auch nur ein Kontenrahmen und keine Leerzeilen. Sind mehr Kontenrahmen angelegt, als die festgelegte Größe des Fensters zuläßt, sehen Sie einen kleinen Pfeil, welcher Sie darauf hinweist, daß in der entsprechenden Richtung noch Datensätze zur Auswahl stehen. ╒══════════════════╕ │ 3.5 Hilfssystem │ ╘══════════════════╛ Mit <F1> erhalten Sie an jeder Stelle im Programm eine kontextbezogene ausführliche Hilfe, d. h. zu den meisten Programmpunkten existiert ein besonderer Hilfstext, der immer dann erscheint, wenn Sie sich in dem Programmpunkt befinden. Im Hilfstext selbst können Sie noch eine Zusatzhilfe mit <F1> aufrufen. Ein Zusatzhilfstext ist immer dann verfügbar, wenn Sie in einer Zeile ein Wort großgeschrieben und in geschweiften Klammern sehen, z.B. {BUCHEN}. Um diese Zusatzhilfe aufrufen zu können, muß sich die Schreibmarke (CURSOR) in der entsprechenden Zeile befinden. Mit <CRTL>+<F1> können Sie den Hilfsindex aufrufen. Sie sehen dann eine Liste aller verfügbaren Hilfstexte. Mit <F1> können Sie diese wiederum aufrufen. ╒════════════════╕ │ 3.6 Warnungen │ ╘════════════════╛ Wenn Sie eine nicht zulässige Eingabe getätigt haben oder wenn Sie gerade dabei sind, Ihre Arbeit zu zerstören, erscheint auf dem Monitor ein Warnschild mit einer entsprechenden Meldung. Der Programmablauf wird dabei unterbrochen. Hinweis: Sie können weiterarbeiten, wenn Sie eine beliebige Taste gedrückt haben. Darauf wird im Programm nicht mehr gesondert hingewiesen. ╒═════════════════════════╕ │ 3.7 Systemdatum ändern │ ╘═════════════════════════╛ Das interne GS-EAR Systemdatum (rechts oben in der Infozeile) kann jederzeit mit <ALT>+<S> geändert werden. Diese Option sollten Sie immer dann benutzen, wenn Sie Buchungssätze "nachbuchen" wollen. Einzige Ausnahme ist die Verbuchung von Anfangsbeständen, da diese in einem Stapellauf verbucht werden und dies nur mit einem Datum möglich ist. ╔═══════════════════╗ ║ ║ ║ 4. Erste Schritte ║ ║ ║ ╚═══════════════════╝ Wenn Sie zum ersten Mal mit GS-EAR arbeiten, sind einige Grundvoraussetzungen und Begriffsklärungen nötig, um das Programm richtig nutzen zu können. Ich versuche, Ihnen anhand einfacher Beispiele diese Begriffe zu erklären. In Klammern [....] sehen Sie den entsprechenden Menüpunkt im Programm. Auf geht's! [MANDANTEN/JAHRGÄNGE] -> [MANDANTEN BEARBEITEN] ─────────────────────────────────────────────── GS-EAR ist mandantenfähig, d.h. Sie können mit GS-EAR bis zu 99 verschiedene Firmen (Mandanten) gleichzeitig verwalten. Beispiel: Sie sind Besitzer eines Kiosks und einer Autowerkstatt. Da es sich dabei um zwei verschie- dene Firmen handelt, müssen Sie auch die Verwal- tung (-> Buchhaltung) trennen. Dies können Sie in GS-EAR, indem Sie zwei Mandanten definieren. Wenn Sie "nur" eine Firma besitzen müssen Sie diese ebenfalls als Mandant anlegen. [EINSTELLUNGEN] -> [KONTENRAHMEN DEFINIEREN] ──────────────────────────────────────────── Damit auch die Bestände auf den Konten nach Mandanten getrennt werden, können Sie eine beliebige Anzahl Kontenrahmen definieren und sind dabei in keiner Weise an irgendwelche Vorschriften gebunden. Beispiel: Sie möchten Ihren privaten Haushalt ebenfalls mit GS-EAR verwalten. Dabei können Sie Ihren Kontenrahmen so anpassen, wie Sie es für richtig halten. Sie nennen ein Konto z. B. "Ausgaben für den Hund" oder "Wagenwäsche". !!! SEHR WICHTIG !!! Die Kontenrahmen, die Sie unter diesem Menüpunkt definieren, sind konzeptionelle Grundkontenrahmen. Diesen hier definierten Kontenrahmen müssen Sie später in die Jahrgänge der einzelnen Mandanten übernehmen, wenn Sie Jahrgänge anlegen. Deshalb sind NACHTRÄGLICHE Änderungen unter diesem Menüpunkt beim Mandanten im entsprechenden Jahrgang NICHT aktiviert. Wenn Sie einen Kontenrahmen bei einem Mandanten ändern wollen, müssen Sie diese Änderungen unter [BUCHEN]-> [KONTENRAHMEN (MANDANT) BEARBEITEN] vornehmen. [MANDANTEN/JAHRGÄNGE] -> [MANDANTEN BEARBEITEN] -> [JAHRGÄNGE BEARBEITEN] ─────────────────────────────────────────────── Damit Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Aussage über den Gewinn oder Verlust Ihrer Firma machen können, müssen Sie die Buchhaltung in bestimmten Zeitabständen (i.d.R. das Kalenderjahr) abschließen. Jedes Jahr für einen Mandanten müssen Sie in GS-EAR einzeln anlegen. [JAHRGANGSWECHSEL MIT <ALT>+<S>] ──────────────────────────────── Dies ist zwar kein Menüpunkt, aber wenn Sie ein anderes Jahr als das aktuelle bearbeiten wollen, müssen Sie mit <ALT>+<S> das Systemdatum ändern und die Jahreszahl mit dem neuen Jahr überschreiben. Das setzt weiterhin voraus, daß das zu bearbeitende Jahr auch angelegt wurde! Beispiel: Das aktuelle Jahr ist 1991. Sie wollen nun aber 1990 bearbeiten. Stellen Sie das Systemdatum auf '90 und wählen Sie dann den Menüpunkt [BUCHEN]. ╔═══════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 5. Stammdaten - E i n s t e l l u n g e n ║ ║ ║ ╚═══════════════════════════════════════════╝ ╒══════════════════════════════════════════════╕ │ 5.1 Einstellungen - Kontenrahmen definieren │ ╘══════════════════════════════════════════════╛ Beim ersten Aufruf dieses Programmpunktes erscheint auf dem Bildschirm ein Fenster mit den vorhandenen Kontenrahmen. Wenn Sie unsere vordefinierten Kontenrahmen nicht gelöscht haben, sehen Sie jetzt den Namen "DATEV-03" und "STANDARD". Um diese Kontenrahmen jetzt weiter bearbeiten zu können, drücken Sie bitte <RETURN>. In dem so aufgerufenen Menü können Sie nun mit den <PFEILTASTEN> die gewünschte Option auswählen. Dabei beziehen sich diese Optionen auf den aktiv gewählten Kontenrahmen, welcher Ihnen im oberen Bildschirmausschnitt angezeigt wird. Mit <ESC> verlassen Sie den Programmpunkt. Sie haben die Möglichkeit sich verschiedene Kontenrahmen zu definieren, welche Sie dann mit einer Reihe von Optionen bearbeiten können. Sie können einen bereits vorhandenen Kontenrahmen kopieren oder löschen, oder einen Kontenrahmen neu anlegen. Es steht Ihnen zur Information über die Kontenrahmen auch eine Statistik zur Verfügung. ┌─────────────────────────────────┐ │ 5.1.1 Kontenrahmen neu anlegen │ └─────────────────────────────────┘ Im oberen Bildschirmausschnitt werden Sie nach dem Namen des neuen Kontenrahmens gefragt. Dabei ist folgendes zu beachten: Es sind maximal 8 Zeichen erlaubt. Davon müssen sich die ersten 6 Zeichen von bereits vorhandenen Kontenrahmen unterscheiden. Außerdem dürfen Sie keinen Punkt (.) eingeben, weil GS-EAR mit diesem Namen eine Datei anlegt und MS-DOS keine Punkte in Dateinamen erlaubt. Wenn Sie einen Punkt eingeben, macht das Programm einen Bindestrich daraus. Beachten Sie bitte auch, daß einige Computer immer noch Schwierigkeiten haben, Umlaute zu erkennen. Sie sollten diese bei der Wahl des Namens vermeiden. Wenn die Eingabe des Namens für den neuen Kontenrahmen dann korrekt ist, wird die entsprechende Datei angelegt. Hinweis: Bei der Neuanlage eines Kontenrahmens werden auto- matisch 3 Konten vordefiniert: Kontonummer Konto Art Negativbestand ───────────────────────────────────────────────── 161 Vorsteuer A N 171 Umsatzsteuer E N 480 Abschreibungen A N ═════════════════════════════════════════════════ Diese Konten können nicht gelöscht werden, da sie als Sammelkonten gedacht sind. Sie können jedoch die Kontonummer und den Namen verändern. ┌──────────────────────────────────────────┐ │ 5.1.2 Inhalt des Kontenrahmens kopieren │ └──────────────────────────────────────────┘ Wenn Sie schon einen für Sie gültigen Kontenrahmen definiert haben oder z.B. unseren Standardkontenrahmen in etwas abgeänderter Form benötigen, brauchen Sie nicht den ganzen Kontenrahmen neu zu definieren. Wählen Sie einfach den Kontenrahmen aus der Liste aus und kopieren Sie diesen. Somit können Sie die Kopie dann dementsprechend verändern. Bei dem Kopiervorgang werden Sie nach einem Namen für die Kopie gefragt. Dabei sind diesselben Regeln zu beachten wie für das Anlegen eines neuen Kontenrahmens. Wenn die Eingabe korrekt ist, wird der Kontenrahmen 1:1 kopiert. Der neue Kontenrahmen wird in die Liste der vorhandenen aufgenommen. ┌────────────────────────────────────────────┐ │ 5.1.3 Statistik des aktiven Kontenrahmens │ └────────────────────────────────────────────┘ Dieser Programmpunkt zeigt Ihnen die Anzahl der Konten in dem aktiven Kontenrahmen, aufgeteilt nach Kontenarten. ┌────────────────────────────────────────┐ │ 5.1.4 Aktiven Kontenrahmen bearbeiten │ └────────────────────────────────────────┘ Hinweis! Wenn Sie einen Kontenrahmen "neu" angelegt haben, müssen Sie diesen bearbeiten. Bis auf die 3 vordefinierten Sammelkonten, ist der neue Kontenrahmen noch leer. Das ist wichtig, weil ein leerer Kontenrahmen nicht in ein Mandantenverzeichnis übernommen werden kann. Wenn Sie diesen Programmpunkt wählen, erscheint eine Liste aller vorhandenen Konten des aktiven Kontenrahmens. Mit den <PFEILTASTEN> können Sie den Leuchtbalken in der Liste auf und ab bewegen, um ein bestimmtes Konto auszuwählen. Um dieses dann zu bearbeiten, drücken Sie bitte <RETURN>. In dem damit aufgerufenen Auswahlmenü haben Sie folgende Optionen zur Verfügung: ┌──────────────────────────────┐ │ 5.1.4.1. Konto neu eingeben │ └──────────────────────────────┘ Im unteren Drittel des Bildschirms sehen Sie eine Eingabemaske. Die Eingaben sind: · Kontonummer .............................................. Sie haben die Möglichkeit eine 6-stellige Kontonummer einzugeben. Allerdings sind hier nur Ziffern erlaubt. Achten Sie bitte darauf, den Kontenrahmen in einer logischen Struktur aufzubauen. Dies ist später bei der Buchungsarbeit sehr vorteilhaft. Zum Beispiel: 0-Konten -> Konten des Anlagevermögens 1-Konten -> Geld- bzw. Finanzkonten 4-Konten -> allgemeine Kostenkonten 7-Konten -> auftragsgebundene Kostenkonten 8-Konten -> Erlöskonten Sie können natürlich auch jede andere Struktur verwenden. · Kontoname ............................................... Geben Sie eine Kontobezeichnung ein. Sie können bis zu 25 Zeichen eingeben. · Kontoart (E/A/G/V) ....................................... E = Einnahmekonto (Bsp.: Verkaufserlöse) A = Ausgabenkonto (Bsp.: Mietzahlungen) G = Geldkonto (Bsp.: Postscheckkonto) V = Anlagenkonto (Bsp.: Kraftfahrzeuge) Der Zusammenhang der einzelnen Kontenarten wird im Punkt 6 der Dokumentation ausführlich beschrieben. · Negativer Bestand möglich (J/N) .......................... Hier bestimmen Sie selbst, ob das Programm später richtig rechnet. Wenn Sie z.B. einen negativen Kassenbestand zulassen, kann das ganze GS-EAR Auswertungssystem nicht aktuell sein. Alle Eingaben sind notwendig, d. h. ein Konto wird nicht angelegt, wenn eine Eingabe fehlt. Mit <ESC> können Sie die Eingabe verlassen. Danach erscheint das neue Konto in der Kontenliste. Zur Übung sollten Sie sich einmal unseren Kontenrahmen "STANDARD" kopieren und diesen dann bearbeiten. ┌────────────────────────────────────────────┐ │ 5.1.4.2 Daten des aktuellen Kontos ändern │ └────────────────────────────────────────────┘ Wählen Sie das Konto, das Sie ändern wollen, mit den <PFEILTASTEN> aus und bestätigen Sie mit <RETURN>. Die Eingabemaske für das Konto erscheint dann im unteren Drittel des Monitors, und Sie können nun alle Eingaben überschreiben. ┌──────────────────────────────────┐ │ 5.1.4.3 Aktuelles Konto löschen │ └──────────────────────────────────┘ Wählen Sie bitte das Konto, welches Sie löschen wollen, mit den <PFEILTASTEN> aus, und bestätigen Sie diese Wahl mit <RETURN>. GS-EAR fragt, ob Sie dieses Konto wirklich löschen wollen. Sie haben jetzt noch einmal die Möglichkeit, diesen Vorgang mit <ESC> abzubrechen. Hinweis: Bei den vordefinierten Konten "Vorsteuer", "Umsatzsteuer" und "Abschreibungen" können Sie nur die Kontonummer und den Kontonamen (Konto-Bezeichnung) ändern, weil diese Konten als Sammelkonten gedacht sind und programmintern benötigt werden. Aus diesem Grund können Sie diese Konten auch nicht löschen. ┌───────────────────────────────────┐ │ 5.1.4.4 Markierte Konten löschen │ └───────────────────────────────────┘ Diese Option werden Sie sehr bald zu schätzen wissen. Vor allem dann, wenn sie mehrere Konten gleichzeitig löschen wollen. Markieren Sie bitte mit der <LEERTASTE> diejenigen Konten, die Sie löschen wollen. Markierte Konten erkennen Sie an dem Pfeil vor der Kontonummer. Wenn sie eine Markierung löschen wollen, nehmen sie einfach wieder die <LEERTASTE>. ┌─────────────────────────────────────────┐ │ 5.1.4.5 Nicht-markierte Konten löschen │ └─────────────────────────────────────────┘ Markieren Sie die Konten, welche Sie benötigen, aus einem Kontenrahmen, und löschen Sie dann die nicht-markierten Konten. ┌──────────────────────────────┐ │ 5.1.4.6 Konten-Suchfunktion │ └──────────────────────────────┘ Damit Sie bestimmte Konten zur Bearbeitung schnell finden, können Sie ein Konto nach der Kontonummer suchen. ╒═════════════════════════════════════════════╕ │ 5.2 Einstellungen - Steuersätze definieren │ ╘═════════════════════════════════════════════╛ Insgesamt stehen Ihnen 22 Steuersätze zur Verfügung, von denen Sie 19 frei definieren können. Die Steuersätze mit den Code-Nummern 0,21,22 sind vom System vorgegeben. Sie können nicht verändert werden, weil bestimmte Funktionen damit verbunden sind: Code Steuersatz Bemerkung Verwendung ──────────────────────────────────────────────────────────── 0 0,00% neutraler Steuersatz Geldbewegungen und alle Buchungen, die für die USt-VA nicht relevant sind. ──────────────────────────────────────────────────────────── 20 0,00% steuerfreie Umsätze Alle Umsätze nach mit Vorsteuerabzug Par. 4 Nr.1-6 UStG ──────────────────────────────────────────────────────────── 21 0,00% steuerfrei Umsätze Alle Umsätze nach ohne Vorsteuerabzug Par. 4 UStG, welche nicht unter Nr. 1-6 fallen. ════════════════════════════════════════════════════════════ Alle anderen Steuersätze können frei definiert werden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, zu jedem Steuersatz eine Bemerkung einzutragen, welche später in der Auswahlliste beim Buchen mitangezeigt wird. ACHTUNG: Reisekosten Wenn Sie Reisekosten abzurechnen haben und dafür einen Steuersatz definieren, müssen Sie den Schlater für Reisekosten auf "J" setzen. Nur dann kann GS-EAR die Vorsteuer korrekt berechnen! Sollte der bereits eingetragene Steuersatz irgendwann einmal erhöht werden, können Sie das Datum der Steuererhöhung eintragen. GS-EAR rechnet dann mit dem neuen Steuersatz wenn das Datum erreicht ist. Dies hat den Vorteil, daß Sie bei "Nachbuchungen" vor diesem Datum automatisch mit dem alten Steuersatz arbeiten, wenn Sie an die Steuererhöhung ausnahmsweise mal nicht gedacht haben. Zur Bearbeitung der Steuersätze müssen Sie mit den <PFEILTASTEN> den Leuchtbalken auf den entsprechenden Datensatz positionieren und mit <RETURN> ein Auswahlmenü aufrufen. Sie können jetzt den aktuellen Steuersatz ändern oder eine Steuererhöhung eintragen. ╔═══════════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 6. Stammdaten - M a n d a n t e n / J a h r g ä n g e ║ ║ ║ ╚═══════════════════════════════════════════════════════╝ ╒═════════════════════════════════════════════════╕ │ 6.1 Mandanten/Jahrgänge - Mandanten bearbeiten │ ╘═════════════════════════════════════════════════╛ Wenn Sie diesen Punkt anwählen, erscheinen alle von Ihnen angelegten Mandanten. Im unteren Drittel des Bildschirms befindet sich die Eingabemaske, welche weitergehende Informationen anzeigt. Für die weitere Bearbeitung müssen Sie mit <RETURN> das Menü aktivieren. ┌────────────────────────────┐ │ 6.1.1 Mandant neu anlegen │ └────────────────────────────┘ Die Eingabemaske im unteren Drittel des Bildschirms ist nun aktiv und GS-EAR verlangt eine Eingabe von Ihnen. Bitte beachten Sie, daß Sie bei der Neuanlage eines Mandanten mindestens die Mandantennummer (nur Ziffern) und den Namen eingeben müssen, weil GS-EAR den Mandanten sonst nicht anerkennt. Sie sollten jedoch auch die Anschrift eintragen, weil diese später im Programm immer angezeigt wird. Die Steuernummer sollten Sie dann eintragen, wenn diese in den Auswertungen ausgedruckt werden soll. Die restlichen Eingaben auf der rechten Seite sind nicht notwendig, aber vielleicht nützlich für Sie. Wenn Sie die Eingabe beenden wollen, drücken Sie bitte <ESC>. Das Programm fragt, ob Sie die Einträge sichern wollen. Wenn ja, wird ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte angelegt. Das Verzeichnis ist identisch mit der Mandantennummer. Hinweis! Bei einstelligen Mandantennummern wird eine führende "0" vom Programm eingesetzt, d. h. wenn Sie als Mandantennummer eine "1" eingeben, wird das Verzeichnis mit "01" angelegt. Beispiel: Das Hauptverzeichnis ist GSEAR, und Sie legen drei Mandanten an mit den Nummern 1, 2 und 3. Die Verzeichnisse sehen dann folgendermaßen aus: GSEAR ──────┬─ 01 ├─ 02 └─ 03 ACHTUNG!!! Wenn Sie eigentlich keine Mandanten zu verwalten haben, sondern GS-EAR nur für sich einsetzen, müssen Sie sich selbst als Mandant eintragen. GS-EAR merkt jedoch, wenn Sie nur einen Mandanten zu verwalten haben ( ->Sie selbst) und verhält sich dann anders. Sämtliche Buchungen und Auswertungen können dann sofort bearbeitet werden, ohne daß die sonst übliche Wahl des Mandanten aufgerufen wird. Sie können zwar zu Testzwecken einmal mehrere Mandanten anlegen, sollten aber darauf verzichten, wenn dies nicht nötig ist. ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ 6.1.2 Daten des aktuellen Mandanten ändern │ └─────────────────────────────────────────────┘ Nach dem Aufruf dieses Menüpunktes ist die Eingabemaske wieder aktiviert. Mit den <PFEILTASTEN> oder <RETURN> können Sie jetzt den Leuchtbalken bewegen. Wenn Sie alle entsprechenden Einträge geändert haben, verlassen Sie die Maske bitte mit <ESC>. Das Programm fragt nochmal, ob Sie die Eingaben sichern wollen. Bestätigen Sie diese Meldung bitte mit <J> oder mit <RETURN>, wenn Sie sichern wollen. Ansonsten brechen Sie den Vorgang mit <N> oder <ESC> ab. Beachten Sie bitte, daß die Mandantennummer von der Änderung ausgeschlossen ist. Diese können Sie nur ändern, indem Sie den Mandanten löschen und dann neu eingeben. ┌────────────────────────────────────┐ │ 6.1.3 Aktuellen Mandanten löschen │ └────────────────────────────────────┘ Benutzen Sie diese Option bitte, wenn Sie zu Testzwecken mehrere Mandanten angelegt haben. Zur Sicherheit fragt das Programm noch mal, ob Sie den aktuellen Mandanten wirklich löschen wollen. Wenn ja, prüft GS-EAR, ob Sie für diesen Mandanten schon einen Jahrgang angelegt haben; denn das Mandantenverzeichnis kann nicht gelöscht werden, wenn sich dahinter noch ein Jahrgangsverzeichnis befindet. D.h., einen Mandanten können Sie nur löschen, wenn alle Jahrgänge vorher gelöscht wurden. Also, wenn ein Jahrgang vorhanden ist, erscheint jetzt eine Warnung auf dem Bildschirm, die Sie auffordert, alle Jahrgänge zu löschen. Wurde dagegen noch kein Jahrgang angelegt, wird der Mandant und das entsprechende Verzeichnis gelöscht. ╒═════════════════════════════════════════════════╕ │ 6.2 Mandanten/Jahrgänge - Jahrgänge bearbeiten │ ╘═════════════════════════════════════════════════╛ Zu jedem Mandanten müssen Sie einen Jahrgang anlegen, sonst können Sie nicht buchen. Wenn noch kein Jahrgang angelegt wurde, fragt das Programm, ob Sie einen anlegen möchten. Wenn ja, wird Ihnen das aktuelle Jahr vorgeschlagen. Dieses können Sie jedoch überschreiben. Beispiel: Anlegen des 1. Jahrgangs aktuelles Jahr "1990" -> GS-EAR Vorschlag "1990" - kann geändert werden - Anlegen des 2. Jahrgangs = "1991" Anlegen des 3. Jahrgangs = "1992" usw. WICHTIG!!! Nur den ersten Jahrgang können Sie selbst wählen. Danach zählt GS-EAR automatisch 1 Jahr weiter. Wenn Sie also GS-EAR auch für vergangene Jahre einsetzen und alles nachträglich eingeben wollen, müssen Sie an dieser Stelle den Jahrgang überschreiben. Nach der Eingabe des Jahrgangs sehen Sie ein Fenster mit den von Ihnen definierten Kontenrahmen. Wählen Sie bitte den Kontenrahmen, den Sie für diesen Mandanten benötigen. Nach der Auswahl wird auf Ihrer Festplatte ein weiteres Verzeichnis angelegt. Dieses Verzeichnis ist identisch mit dem Jahrgang. Beispiel: Das Hauptverzeichnis ist GSEAR, und Sie haben drei Mandanten mit den Numnmern 1, 2 und 3 angelegt (s. o.). Für den 1. Mandanten legen Sie nun die Jahrgänge 1990 und 1991 an, und für den 2. und 3. Mandanten jeweils das Jahr 1985, weil Sie diese Firmen nachträglich mit GS-EAR bearbeiten wollen. Das Verzeichnis auf Ihrer Festplatte sieht dann folgendermaßen aus: GSEAR ──────┬─ 01 ─┬─ 1990 │ └─ 1991 │ ├─ 02 ─── 1985 │ └─ 03 ─── 1985 Alle benötigten Dateien, wie der Kontenrahmen, die Buchungsdateien usw., werden in das Jahrgangsverzeichnis kopiert. Wenn Sie die Jahrgänge bearbeitet haben, erscheint der neu angelegte Jahrgang mit dem dazu kopierten Kontenrahmen in einem separaten Fenster. ┌─────────────────────────────┐ │ 6.2.1 Jahrgang neu anlegen │ └─────────────────────────────┘ WICHTIG!!! Wenn Sie für einen Mandanten bereits den zweiten Jahrgang anlegen wollen, müssen Sie entscheiden, ob Sie die Bestände aus dem alten Jahr übernehmen oder nicht. Sie sollten sich immer "für" die Übernahme entscheiden; denn sonst gehen sämtliche Daten aus dem alten Jahr verloren. Wenn Sie die Frage des Programmes mit <J> beantwortet haben, werden die Bestände der Bestandskonten, die bereits definierten Standardbuchungen, die noch offenen Posten mit ihren Restbeträgen, die Restwerte der Anlagegegenstände und der komplette Kontenrahmen mit in das neue Jahr übernommen. Die Endbestände des alten Jahres sind dann automatisch die Anfangsbestands-Buchungen des neuen Jahres. Wollen Sie die Bestände nicht übernehmen, aus welchen Grund auch immer, erscheint wieder die Liste der vorhandenen Kontenrahmen. Wählen Sie dann einen Kontenrahmen für den Mandanten aus. Danach werden alle benötigten Dateien in das neue Jahrgangsverzeichnis kopiert. ACHTUNG! Sollten Sie einmal versehentlich die Bestände aus dem alten Jahr nicht übernommen haben, ist dies nicht weiter tragisch, solange Sie in dem neuen Jahrgang noch nichts gebucht haben. Löschen Sie den neuen Jahrgang einfach (siehe unten), und wiederholen Sie die Prozedur. ┌───────────────────────────────────┐ │ 6.2.2 Aktuellen Jahrgang löschen │ └───────────────────────────────────┘ Nachdem Sie einen Jahrgang aus der Liste gewählt haben, fragt GS-EAR zur Sicherheit noch einmal, ob Sie diesen Jahrgang wirklich löschen wollen. Wenn Sie die Frage mit <J> beantworten, erscheint eine Warnung im Bildschirm, daß sämtliche Daten in dem Jahrgang gelöscht werden. Sie haben hier die Möglichkeit, diesen Vorgang nochmal mit <ESC> abzubrechen. ╒════════════════════════╕ │ 6.3 EAR-Daten sichern │ ╘════════════════════════╛ Über diesen Menüpunkt können Sie die Sicherung Ihrer Buchhaltungsdaten automatisch durchführen. Nachdem Sie dieses Programmodul aufgerufen haben, erscheint ein kleines Auswahlmenü, über das Sie Ihr Sicherungslaufwerk wählen können. Dieses Sicherungslaufwerk können Sie jedoch auch in den Standardeinstellungen als Parameter fest vorgeben. Die Auswahl des Sicherungslaufwerkes entfällt dann. Das Programm ruft anschließend die Batch-Datei "sichern.bat" auf. Diese sichert dann automatisch alle benötigten Dateien im Stammverzeichnis und auch in den Unterverzeichnissen von GS-EAR. ╒══════════════════════════════╕ │ 6.4 EAR-Daten zurücksichern │ ╘══════════════════════════════╛ Dieser Programmpunkt dient zur Rücksicherung der gesicherten Buchhaltungsdaten. Die Vorgehensweise ist die gleiche, wie unter Punkt 6.3 zuvor beschrieben. ╔════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 7. Die wesentliche Aufgabe einer EAR -> Buchen ║ ║ ║ ╚════════════════════════════════════════════════╝ ╒═══════════════════════════╕ │ 7.1 Buchen - Allgemeines │ ╘═══════════════════════════╛ Einige wichtige Anmerkungen zu den Mandanten! Bevor Sie überhaupt buchen können, müssen Sie einen Mandanten gewählt haben. Für die Wahl eines Mandanten haben Sie mehrere Möglichkeiten: 1. Mandanten/Jahrgänge - Mandanten wählen ───────────────────────────────────────── Wenn Sie diesen Punkt wählen, sehen Sie eine Liste der vorhandenen Mandanten. Mit den <PFEILTASTEN> können Sie den Mandanten wählen, den Sie jetzt bearbeiten wollen. Diese Liste erscheint jedoch nur, wenn Sie mehrere Mandanten angelegt haben. Haben Sie nur einen Mandanten angelegt, wird dieser automatisch übernommen und auf dem Monitor mit der Anschrift, dem Kalenderjahr und dem aktuellen Buchungsmonat angezeigt. 2. Buchen oder Auswerten ──────────────────────── Sie haben noch keinen Mandanten gewählt und wählen den Menüpunkt "Buchen" oder "Auswerten". Bei mehreren Mandanten erscheint jetzt wieder die Liste, bei nur einem Mandanten wird dieser sofort übernommen. Der gewählte Mandant ist so lange aktiv, bis Sie einen anderen wählen. Nach der Wahl sehen Sie das entsprechende Auswahlmenü. Wenn Sie noch keine Buchungen eingetragen haben, werden die im Verzeichnis angelegten Dateien reorganisiert, d. h. die Indexdateien (Sortierungsdateien) werden aufgebaut, weil die Buchungsdateien ohne diese Dateien in das Verzeichnis kopiert werden. ╒══════════════════════════════════╕ │ 7.2 Reihenfolge der Bearbeitung │ ╘══════════════════════════════════╛ Alle Buchungsarbeiten beziehen sich immer auf den im Bildschirm angezeigten Mandanten. Sie sollten jetzt zuerst den Kontenrahmen, den Sie zum Mandanten kopiert haben, nochmals überprüfen und, falls nötig, noch einmal ändern. Anschliessend sollten Sie die Anfangsbestände eingeben. Wenn Sie dann GS-EAR etwas besser kennen, können Sie sich feste Buchungstexte anlegen. Oft wiederkehrende Buchungen sind somit schnell erledigt. Denken Sie daran, daß Sie zu den einzelnen Punkten separate Hilfstexte mit <F1> aufrufen können. ╒══════════════════════════════════╕ │ 7.3 Alles trifft sich irgendwo! │ ╘══════════════════════════════════╛ Damit ist gemeint, daß die Geschäfts-Buchhaltung der Arbeitbereich ist, in dem Sie alle Buchungen wiederfinden. Die Buchungen aus der offenen Posten-Buchhaltung und aus der Anlageverwaltung werden automatisch in die Geschäfts-Buchhaltung übernommen. Mehr dazu in den einzelnen Dokumentationsteilen. ╒═══════════════════════════════╕ │ 7.4 Wie buche ich in GS-EAR? │ ╘═══════════════════════════════╛ GS-EAR verlangt bei jeder Buchung nach 2 Konten. Das 1. Konto ist das Buchungskonto, d. h. anhand dieses Kontos erkennt GS-EAR, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt; Je nach dem, was Sie bei diesem Konto als Kontenart (E/A/G/V) eingegeben haben. Das 2. Konto ist immer ein Geldkonto. Hinweis: Diese Art der Buchungseingabe ist "nicht" mit einer Soll- und Habenbuchung einer Finanzbuchhaltung zu verwechseln. Beispiel: (ohne Steuerbuchungen) K o n t e n r a h m e n : ──────────────────────────────────────────────────────────── Kontonummer Konto Art ──────────────────────────────────────────────────────────── 020 Kraftfahrzeuge V = Anlagekonto 100 Kasse G = Geldkonto 111 Bank G = Geldkonto 700 Kosten A = Ausgabekonto 800 Erlöse E = Einnahmekonto ════════════════════════════════════════════════════════════ 1. Buchungssatz: Verkauf von Waren DM 1000.- ───────────────────────────────────────────────── Sie verkaufen Ihre Waren, d. h. Sie haben eine Einnahme. Diese Einnahme wird auf dem entsprechenden Einnahmekonto verbucht, damit Sie anhand der Auswertungen später sehen, wieviel Sie effektiv mit dieser Ware umgesetzt haben. Außerdem erhalten Sie ein Entgelt für den Verkauf. Dieses Geld muß ja irgendwo erscheinen. Gehen wir nun davon aus, daß Ihr Kunde auf die Bank überweist. Buchungskonto: 800 Erlöse Geldkonto ...: 111 Bank GS-EAR erkennt, daß es sich bei dem Konto 800 um ein Einnahmekonto handelt und bucht folgendermaßen: 800 Erlöse + 1000.- DM 111 Bank + 1000.- DM 2. Buchungssatz: Einkauf von Waren DM 500.- ─────────────────────────────────────────────── Sie kaufen Waren ein, d. h. Sie haben eine Ausgabe. Diese Ausgabe wird auf dem entsprechenden Ausgabekonto verbucht. Aber Sie müssen diese Waren ja auch bezahlen. Gehen wir davon aus, Sie überweisen das Geld Ihrem Lieferanten per Banküberweisung. Buchungskonto: 700 Kosten Geldkonto ...: 111 Bank GS-EAR erkennt, daß es sich bei dem Konto 700 um ein Ausgabekonto handelt, und bucht folgendermaßen: 700 Kosten + 500.- DM 111 Bank - 500.- DM 3. Buchungssatz: Barabhebung von der Bank DM 2000.- ────────────────────────────────────────────────────── Bei dieser Buchung handelt es sich um eine reine Geldbuchung, d. h. diese Buchungen stellen weder eine Einnahme noch eine Ausgabe dar. Es wird hier einfach ein bestimmter Betrag umgebucht. Eigentlich sind diese Buchungen für EA-Rechner nicht relevant. Da diese Vorgänge jedoch in der Praxis häufig vorkommen, werden sie von GS-EAR auch angezeigt, jedoch kostenneutral behandelt. Sie heben Geld von der Bank ab. Ihre Kasse wird um den entsprechenden Betrag erhöht. Buchungskonto: 100 Kasse Geldkonto ...: 111 Bank GS-EAR erkennt, daß es sich bei dem Konto 100 um ein Geldkonto handelt, und bucht folgendermaßen: 100 Kasse + 2000.- DM 111 Bank - 2000.- DM 4. Buchungssatz: Kauf eines KFZ DM 20000.- ──────────────────────────────────────────────── Sie kaufen ein Auto, d. h. Sie haben eine Ausgabe. Das soll hier erst einmal genügen. Die besondere Stellung der Anlagekonten wird später ausführlich erklärt. Diese Ausgabe wird auf dem entsprechenden Konto verbucht. Gehen wir davon aus, Sie zahlen den Betrag durch Banküberweisung. Buchungskonto: 020 Kraftfahrzeuge Geldkonto ...: 111 Bank GS-EAR erkennt, daß es sich bei dem Konto 020 um ein Anlagekonto handelt, und behandelt dieses Konto im Prinzip wie ein Ausgabekonto. Gebucht wird folgendermaßen. 020 Kraftfahrzeuge + 20000.- DM 111 Bank - 20000.- DM Sie erkennen, daß das 2. Konto immer dazu benötigt wird, festzustellen, wo das Geld für eine Ausgabe herkommt bzw. wo das Geld einer Einnahme hinfließt (einzige Ausnahme sind eben die Geldbuchungen). ╒═══════════════════════════════════════╕ │ 7.5 Die Buchung der Steuer in GS-EAR │ ╘═══════════════════════════════════════╛ Nach jeder Buchung erscheint in einem seperaten Fenster die Steuerberechnung aufgrund des in der Buchung erfaßten Steuersatzes. Alle Steuerbuchungen werden in GS-EAR vollautomatisch auf die im Kontenrahmen vordefinierten Steuersammelkonten "Umsatzsteuer" und "Vorsteuer" gebucht. Ob es sich um Vorsteuer oder Umsatzsteuer handelt, erkennt das Programm wiederum an der Kontoart des gewählten Buchungskontos. Bei reinen Geldbuchungen, also wenn Sie als Buchungskonto ein Geldkonto wählen, wird automatisch der Steuersatz "0%" vorgegeben. In den einzelnen Buchungslisten werden die Steuerbuchungen jeweils als eigene Datensätze angezeigt. Wenn Sie den Steuerbetrag ändern wollen, weil Sie z.B. eine Rechnung bekommen haben, auf der der Steuerbetrag falsch berechnet ist, müssen Sie diesen falschen Steuerbetrag übernehmen. Dazu können Sie direkt im Steuerfenster mit <F3> den Steuerbetrag ändern. Buchungen mit geändertem Steuersatz erkennen Sie in der Buchungsliste an dem Sternzeichen "*". ╒══════════════════════════════╕ │ 7.6 Wichtige Buchungshilfen │ ╘══════════════════════════════╛ Hilfssystem mit <F1>: ───────────────────── Wenn Sie beim Buchen nicht mehr weiter wissen, drücken Sie bitte die Taste <F1>. Es wird dann ein Hilfstext aufgerufen, welcher Ihnen immer zu dem aktuellen Problem Auskunft gibt. Mit <ESC> können Sie den Hilfstext verlassen. Konten-Auswahlliste mit <RETURN>: ───────────────────────────────── Bei der Buchungseingabe steht Ihnen eine Konten-Auswahlliste zur Verfügung. Immer dann, wenn Sie das Buchungskonto eingeben müssen und nicht mehr weiter wissen, können Sie mit <RETURN> die Konten-Auswahlliste aufrufen. Diese Liste zeigt Ihnen dann alle verfügbaren Konten des Kontenrahmens und deren Salden. Bei der Eingabe des Geldkontos steht Ihnen diese Liste auch zur Verfügung, jedoch zeigt diese Liste dann nur die vorhandenen Geldkonten, weil als Gegenkonto ja nur Geldkonten zugelassen sind. Mit den <PFEILTASTEN> müssen Sie dann ein Konto wählen und mit <RETURN> übernehmen. Diese Konten-Auswahlliste kann jedoch noch einiges mehr: 1. Sie wissen, daß Sie ein Konto angelegt haben, welches mit dem Buchstaben "G" anfängt. Geben Sie "G" ein und drücken Sie dann <RETURN>. Sie sehen dann die Liste alphabetisch sortiert und das erste angezeigte Konto ist ein Konto mit dem gewählten Buchstaben. 2. Sie suchen ein Konto, das mit der Konto-Nr. "1" anfängt. Geben Sie eine "1" ein und drücken Sie dann <RETURN>. Sie sehen die Liste dann nach der Konto-Nr. sortiert, und das erste angezeigte Konto ist ein Konto mit der Ziffer "1". 3. Sie kennen die gesuchte Konto-Nr. Geben Sie die Konto-Nr. ein. Wenn die Eingabe eindeutig ist, wird die Liste nicht aufgerufen. Sie sehen dann rechts neben der Kontonummer den Namen des Kontos. Liste der Standardbuchungen mit <F2>: ───────────────────────────────────── Bei der Eingabe des Buchungskontos haben Sie die Möglichkeit mit <F2> die Liste der fest gespeicherten Standardbuchungen aufzurufen. Diese Liste ist alphabetisch nach dem Text sortiert. Mit den <PFEILTASTEN> oder mit dem Anfangsbuchstaben eines Textes können Sie dann die entsprechende Buchung wählen und mit <RETURN> übernehmen. Auf den speziellen Buchungsablauf mit Standardbuchungen werden wir im entsprechenden Dokumentationsteil ausführlich eingehen. Die letzte Buchung wiederholen mit <F10>: ───────────────────────────────────────── Bei der Eingabe des Buchungskontos haben Sie die Möglichkeit mit <F10> die letzte Buchungseingabe zu wiederholen. Sämt- liche Buchungsdaten werden dann automatisch in die Buch- ungsmaske eingelesen. Sie können jetzt die Eingaben ändern. Steuer-Auswahlliste mit <RETURN>: ───────────────────────────────── Bei jeder Buchung wird die Eingabe des Steuersatzes verlangt. Wenn Sie auf dem Feld stehen und <RETURN> drücken, erscheint eine Liste der Steuersätze. Sie sehen dann den Steuerschlüssel, den Steuersatz und die Bemerkung, falls Sie eine eingegeben haben. Die Liste zeigt immer alle 20 Steuersätze an, sortiert nach dem Steuerschlüssel. Mit den <PFEILSTASTEN> können Sie einen Steuersatz wählen und dann mit <RETURN> übernehmen. Sie haben hier jedoch auch die Möglichkeit, den Steuer- schlüssel, wenn Sie ihn genau kennen, direkt einzugeben. Wenn die Eingabe eindeutig ist, erscheint die Liste nicht. ╒═══════════════════╕ │ 7.7 Suchroutinen │ ╘═══════════════════╛ In den Buchungsbereichen "Geschäftsbuchhaltung" und "Offene- Posten-Buchhaltung" stehen Ihnen auf dem Bildschirm umfang- reiche Suchfunktionen zur Verfügung. Sie haben die Wahl zwischen der Suche nach dem Buchungs- datum, der Kontonummer, der Belegnummer, dem Buchungstext und nach Brutto-, Netto- und Steuerbeträgen. Immer wenn der von Ihnen definierte Suchbegriff gefunden wurde, können Sie mit der Tabulatortaste <TAB> die Funktion "Weitersuchen" aktivieren. Drücken Sie solange die Tabulatortaste, bis GS-EAR darauf hinweist, daß unter dem eingegebenen Suchbegriff keine Buchung mehr gefunden wurde. ╒══════════════════════════════════════╕ │ 7.8 Mandantenbezogene Einstellungen │ ╘══════════════════════════════════════╛ Mit diesen Einstellungen legen Sie bestimmte Informationen für die weitere Buchungsarbeit fest. Kontonummer für Ihre Kasse: ─────────────────────────── Zuerst können Sie die Kontonummer des Kassenkontos vorgeben. Dies hat den Vorteil, daß Sie beim Ausdruck des Kassenbuches nicht lange Ihr Kassenkonto suchen müssen. Diese Kontonummer können Sie jedoch überschreiben, wenn Sie z.B. mehrere Kassen führen. Automatische Vergabe der Belegnummer: ───────────────────────────────────── Mit dem neuen Belegnummern-System von GS-EAR können Sie so ziemlich alles anstellen, was Sie wollen. Zuerst wählen Sie, ob Sie überhaupt die Belegnummer automatisch vergeben wollen. Wenn nicht, müssen Sie bei jeder Buchung eine Belegnummer vergeben. Sollten Sie jedoch die automatische Vergabe wählen, so führe ich jetzt anhand der Schalterstellungen einige Beispiele an, wie Ihre Belegnummer aussehen kann: Schaltersystem für Belegnummer: ───────────────────────────────────────────────────────────── 1. Automatische Vergabe der Belegnummer (J/N) ... 2. Automatik mit Trennung nach Kontoart (J/N) ... 3. Belegnummer mit führenden Nullen (J/N) ....... 4. Bei Automatik mit Trennung nach Kontoart 4.1 Kürzel für Eingangsrechnungen ........... 4.2 Start bei lfd. Nummer ................... 4.3 Kürzel für Ausgangsrechnungen ........... 4.4 Start bei lfd. Nummer ................... 4.5 Kürzel für Geldtransit .................. 4.6 Start bei lfd. Nummer ................... 5. Bei Automatik ohne Trennung nach Kontoart 5.1 Start bei lfd. Nummer ................... ───────────────────────────────────────────────────────────── Beispiel 1: Ihre Belegnummer soll nur aufgezählt werden! Belegnummer: 1,2,3,4,... usw. Schalter...: 1 -> J 2 -> N 3 -> N 5 -> die nächste Nummer ───────────────────────────────────────────────────────────── Beispiel 2: Ihre Belegnummer soll aufgezählt werden, jedoch mit führenden Nullen! Belegnummer: 00000001,00000002,00000003...,usw. Schalter...: 1 -> J 2 -> N 3 -> J 5 -> die nächste Nummer ───────────────────────────────────────────────────────────── Beispiel 3: Ihre Belegnummer soll getrennt nach der Kontoart aufgezählt werden, jedoch ohne Belegkürzel und auch nicht mit führenden Nullen! Belegnummer: Geldbuchungen - 1,2,3,4,... usw. Einnahmen - 1,2,3,4,... usw. Ausgaben - 1,2,3,4,... usw. Schalter...: 1 -> J 2 -> J 3 -> N 4.1 -> leer 4.2 -> nächste Nr. für Ausgaben 4.3 -> leer 4.4 -> nächste Nr. für Einnahmen 4.5 -> leer 4.6 -> nächste Nr. für Geldbuch. ───────────────────────────────────────────────────────────── Beispiel 4: Ihre Belegnummer soll getrennt nach der Kontoart aufgezählt werden, jedoch ohne Belegkürzel aber mit führenden Nullen! Belegnummer: Geldbuchungen - 000001,000002,usw Einnahmen - 000001,000002,usw Ausgaben - 000001,000002,usw Schalter...: 1 -> J 2 -> J 3 -> J 4.1 -> leer 4.2 -> nächste Nr. für Ausgaben 4.3 -> leer 4.4 -> nächste Nr. für Einnahmen 4.5 -> leer 4.6 -> nächste Nr. für Geldbuch. ───────────────────────────────────────────────────────────── Beispiel 5: Ihre Belegnummer soll getrennt nach der Kontoart aufgezählt werden, jedoch mit Belegkürzel und mit führenden Nullen! Belegnummer: Geldbuchungen - GT0001,GT0002,usw Einnahmen - AR0001,AR0002,usw Ausgaben - ER0001,ER0002,usw Schalter...: 1 -> J 2 -> J 3 -> J 4.1 -> ER 4.2 -> nächste Nr. für Ausgaben 4.3 -> AR 4.4 -> nächste Nr. für Einnahmen 4.5 -> GT 4.6 -> nächste Nr. für Geldbuch. ───────────────────────────────────────────────────────────── Hinweis: Die Belegkürzel können natürlich beliebig definiert werden. Da diese Funktion keine weitere Erläuterung benötigt kommen wir nun zu den einzelnen Buchungsvorgängen! ╔══════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 8. Die Geschäfts-Buchhaltung ║ ║ ║ ╚══════════════════════════════╝ ╒══════════════════╕ │ 8.1 Allgemeines │ ╘══════════════════╛ Die Geschäfts-Buchhaltung ist der Bereich, in dem die täglichen Geschäftsvorfälle erfaßt werden. Sämtliche Buchungen, welche Sie erfassen, auch die Buchungen aus der Offenen Posten-Buchhaltung und aus der Anlage-Buchhaltung, werden hier nach Datum geordnet angezeigt. Die Geschäfts-Buchhaltung ist die Buchungszentrale von GS-EAR. Wenn Sie noch keine Buchungen eingegeben haben, werden Sie gefragt, ob Sie buchen wollen. Wenn ja, erscheint die Buchungsmaske. Geben Sie die entsprechenden Angaben ein und bestätigen Sie jede Eingabe mit <RETURN>. In der Nachrichtenzeile sehen Sie jeweils, welche Möglichkeiten Sie bei der Bearbeitung einer Buchung haben. Wenn alle Eingaben erledigt sind, sehen Sie in einem seperaten Fenster die Steuerberechnung, und der Buchungssatz wird abgespeichert. Dieser Buchungssatz und die Steuerbuchung erscheinen dann in der Liste der Geschäftsbuchungen. Mit <RETURN> gelangen Sie dann in ein weiteres Auswahlmenü. ╒═════════════════════════════════════╕ │ 8.2 Neue Geschäftsbuchung eingeben │ ╘═════════════════════════════════════╛ Geben Sie bitte die verlangten Eingaben ein. In diesem Arbeitsberech sind bei der Eingabe des Buchungskontos nicht alle Konten erlaubt. So können Sie hier z.B. keine Anlagekonten und auch kein Abschreibungskonto wählen, da diese in der Anlagen-Buchhaltung bearbeitet werden. Das Programm gibt jedoch Warnmeldungen auf den Bildschirm, wenn Sie ein nicht zugelassenes Konto wählen. Nach dem Abschluß einer Buchung sehen Sie die Steuerberechnung. Der Buchungssatz wird nun abgespeichert. Denken Sie bitte daran, daß Sie die Steuerberechnung in den Standardeinstellungen auch ausschalten können. ╒═══════════════════════════════════════╕ │ 8.3 Aktuelle Geschäftsbuchung ändern │ ╘═══════════════════════════════════════╛ Wählen Sie in der Liste der Geschäftsbuchungen die Buchung, die Sie ändern wollen. Sie sehen dann die Buchungsmaske mit den Daten der Buchung. Bitte ändern Sie diese jetzt. Nach den Änderungen werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen übernehmen wollen. Sie haben jetzt die Möglichkeit, den Änderungsvorgang mit <ESC> abzubrechen. Wenn Sie die Änderungen übernehmen wollen, wird der alte Buchungssatz gelöscht und mit den Werten der neuen Buchung überschrieben. Die Kontostände werden dementsprechend geändert. ACHTUNG!!! Änderungen sind nur innerhalb der gleichen Kontenart zulässig, d. h. eine Ausgabe kann nicht in eine Einnahme geändert werden und umgekehrt. Weiterhin können Buchungen mit Steuerbetrag nicht in Buchungen ohne Steuerbetrag umgeändert werden und umgekehrt. Buchungen aus der Anlagen-Buchhaltung sind von der Änderung in der Geschäfts-Buchhaltung ganz ausgeschlossen; es sei denn, es handelt sich um Buchungen aus dem Verkauf von Anlagegütern, denn dann ist die Änderungsperre aufgehoben. Ist dies nicht der Fall, können Sie diese Buchungen nur ändern, indem Sie den entsprechenden Buchungssatz in der Anlage-Buchhaltung löschen und dann neu eingeben. Das gleiche gilt für Buchungen aus der OP-Buchhaltung. ╒═══════════════════════════════╕ │ 8.4 Geschäftsbuchung löschen │ ╘═══════════════════════════════╛ Wählen Sie in der Liste die Buchung, welche Sie löschen wollen. Sie sehen dann die Daten der Buchung und werden gefragt, ob Sie wirklich löschen wollen. Wenn ja, werden die Buchung gelöscht und die Kontostände korrigiert. ACHTUNG!!! Buchungen aus der Anlage-Buchhaltung können in der Geschäfts-Buchhaltung nicht gelöscht werden. Diese können Sie nur in der Anlage-Buchhaltung löschen. ╔══════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 9. Die Offene-Posten-Buchhaltung ║ ║ ║ ╚══════════════════════════════════╝ ╒══════════════════╕ │ 9.1 Allgemeines │ ╘══════════════════╛ Bei der Gewinnermittlung nach Paragraph 4 Absatz 3 EStG werden nur die Überschüsse der Einnahmen über die Ausgaben berücksichtigt. Oft sind aber gerade die Außenstände (Forderungen) oder die noch zu leistenden Zahlungen (Verbindlichkeiten) sehr wichtig für bestimmte Planungen. Deshalb ist es sinnvoll, diese sog. offenen Posten (OP) zu verwalten. Die Offene Posten-Buchhaltung von GS-EAR ist eine gesonderte Liste der offenen Posten, damit Sie einen besseren Überblick über Ihre Geschäfte haben. Sobald Sie eine Rechnung geschrieben haben, entsteht ein offener Posten, da der Rechnungsbetrag ja nicht sofort eingeht. Tragen Sie diesen offenen Posten jetzt in die OP-Buchhaltung ein. Daß zwischen dem Rechnungsdatum und dem Eingang des Rechnungsbetrages sehr viel Zeit liegen kann, brauchen wir Ihnen nicht zu sagen. Auch kommt es oft vor, daß nur ein Teilbetrag und nicht die volle Summe bezahlt wird. Genau das ist der Ansatzpunkt der OP-Verwaltung von GS-EAR; denn wir arbeiten mit Teilzahlungen. ╒══════════════════════════════════════════════════════════╕ │ 9.2 Die Schnittstelle zu GS-Auftrag │ ╘══════════════════════════════════════════════════════════╛ Wenn die Schnittstelle zu unserer Auftragsbearbeitung aktiviert ist (wie Sie diese aktivieren, erfahren Sie in der Dokumentation der Dienstprogramme) und Sie einen OP neu eingeben wollen, sehen Sie in der Nachrichtenzeile die zusätzliche Meldung, daß Sie mit <F3> die offenen Posten aus GS-Auftrag übernehmen können. Wie gesagt nur, wenn die Schnittstelle aktiviert ist. Die Schnittstelle arbeitet über die offenen Posten. Wenn Sie in GS-Auftrag eine Rechnung schreiben, wird dieser Betrag automatisch in GS-EAR als in eine Datei übertragen. Wenn Sie dann <F3> drücken, erscheint im unteren Drittel des Monitors eine Liste der vorhandenen OP auf GS-Auftrag. Sie sehen die Auftragsnr., den Status des OP, die Rechnungsnr., Kundennr. und den Rechnungsbetrag. ┌───────────────────────────────────────────────────────┐ │ 9.2.1 Schema für die Übernahme der OP aus GS-Auftrag │ └───────────────────────────────────────────────────────┘ Die Überschrift die OP-Liste besteht aus dem Erlöskonto, der aktuellen Belegnummer und einem Feld für die Belegnummer- änderung. Folgende Tasten sind nun aktiviert: <F4> = Erlöskonto ändern <F8> = Belegnummer - 1 <F9> = Belegnummer + 1 <LEERTASTE> = OP markieren Anhand von Beispielen erkläre ich jetzt, wie Sie die offenen Posten aus GS-Autrag in GS-EAR übernehmen können. 1. Beispiel - Übernahme markierter offener Posten: ────────────────────────────────────────────────── Sie haben in GS-Auftrag eine Rechnung über 1000.- DM + 14% MwSt (= 140.-DM) geschrieben. GS-EAR zeigt Ihnen in der Liste nun den gesamten Rechnungsbetrag, also 1140.- DM, an. Es wird immer der Brutto-Rechnungsbetrag übergeben, nie der Nettobetrag. Diesen OP können Sie jetzt mit der Leertaste markieren. Drücken Sie nun <RETURN>, dann erscheint ein Menü, in dem Sie wählen können, ob alle offene Posten oder nur die markierten in GS-EAR übernommen werden sollen. Wählen Sie die Übernahme der markierten offenen Posten. Dieser wird nun in das OP-Modul von GS-EAR eingelesen, und zwar wertmäßig auf das von Ihnen angegebene Erlöskonto, sodaß er für die weitere Bearbeitung zur Verfügung steht. 2. Beispiel - Übernahme aller offenen Posten (Stapel): ────────────────────────────────────────────────────── Sie haben in GS-Auftrag 10 Sammelrechnungen, 2 Barverkäufe und 5 "normale" Rechnungen geschrieben. In der Datei für die Schnittstelle sind nun alle Rechnungen vorhanden. Wenn Sie alle OP gleichzeitig übernehmen wollen, drücken Sie bitte <RETURN> und wählen die Übernahme von allen offene Posten. Sie könne also ohne Probleme die Schnittstelle auch als Stapelverarbeitung nutzen. 3. Beispiel - Verteilung der OP auf verschiedene Erlöskonten ──────────────────────────────────────────────────────────── Sie haben 5 Stammkunden in GS-Auftrag und möchten auch die geschriebenen Rechnungen buchungsmäßig auf diese Kunden verteilen. Definieren Sie dann bitte für jeden Kunden ein Erlöskonto unter "BUCHEN" -> "KONTENRAHMEN BEARBEITEN", z.B. die Konten mit den Nummern 8001 - 8005. Markieren Sie dann die offenen Posten, die Sie auf das angzeigte Erlöskonto übernehmen wollen. Mit <F4> ändern Sie dann das Erlöskonto für den nächsten Kunden, markieren wieder die offenen Posten usw. ┌───────────────────────────────────────────────────────┐ │ 9.2.2 Die verschiedenen Rechnungsarten in GS-Auftrag │ └───────────────────────────────────────────────────────┘ Im Prinzip gibt es drei Rechnungsarten in GS-Auftrag, und zwar Barverkäufe, Rechnungen und Sammelrechnungen. Egal welche Art der Rechnung Sie schreiben, in GS-EAR erscheint immer nur der Gesamtbetrag. Zur Unterscheidung der Rechnungsarten erhalten die Aufträge in GS-EAR vordefinierte Belegnummern. Diese Belegnummern setzen sich immer aus einem 2-stelligen Kürzel, gefolgt von einem "\" und einer lfd. Nummer zusammen. Die lfd. Nummer ist mit der Belegnummer isdentisch, die Ihnen in der Überschrift der OP-Liste von GS-Auftrag angezeigt wird. Nun eine Aufstellung aller möglichen Belege: - Barverkäufe ................ "BV\....." + eine lfd. Nummer - Rechnungen ................. "RE\....." + eine lfd. Nummer - Sammelrechnungen ........... "SR\....." + eine lfd. Nummer - Stornierungen .............. "ST\....." + eine lfd. Nummer Schlußbemerkung: Wenn Sie die offenen Posten aus der Schnittstellen-Datei übernommen haben, werden diese sofort gelöscht! ╒═════════════════════════════╕ │ 9.3 Offene Posten eingeben │ ╘═════════════════════════════╛ Bei der Buchung eines offenen Postens gehen Sie genauso vor wie bei den Geschäftsbuchungen. Geben Sie den offenen Posten ein. In der Eingabemaske fehlt jetzt das Geldkonto. Dieses Konto wird natürlich erst dann eingetragen, wenn eine Zahlung ein- bzw. ausgegangen ist. Anschließend wird der neu eingegebene Buchungssatz in die Liste aufgenommen. Auf dem Bildschirm sehen Sie jetzt die Höhe des Rechnungsbetrages und welche Summe noch aussteht. Beide Beträge sind jetzt gleich, weil ja noch keine Teilzahlung erfolgte. Neben dem offenen Betrag sehen Sie die Art des offenen Postens. Dabei ist die Art des OP identisch zu der Kontoart des gewählten Buchkontos. Sie sehen daran, ob der OP eine Forderung oder eine Verbindlichkeit für Sie darstellt. ACHTUNG!!! Geldkonten sind als Buchungskonto in der OP-Buchhaltung nicht zugelassen. Klar, denn reine Zahlungsvorgänge (Geldbuchungen) wie Überweisungen, Einzahlungen usw. können keine offenen Posten sein. ╒═══════════════════════════════════╕ │ 9.4 OP-Text oder OP-Beleg ändern │ ╘═══════════════════════════════════╛ Dieser Menüpunkt wurde eingeführt, damit Sie z.B. die OP aus GS-Auftrag besser an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Allerdings können Sie den Text oder den Beleg nur solange ändern, bis Sie eine Teilzahlung eingegeben haben. ╒════════════════════════════╕ │ 9.5 Offene Posten löschen │ ╘════════════════════════════╛ Es soll ja vorkommen, daß ein Kunde von Ihnen nicht den vollen Betrag der Rechnung überweist, weil er vielleicht Skonto einbehält, obwohl er gar nicht dazu berechtigt ist. Sie wollen aber den Betrag auch nicht anmahnen, weil der Aufwand vielleicht größer ist als der Nutzen oder weil es sich um einen sehr guten Kunden handelt. Genau dazu ist dieser Punkt eingerichtet worden. Wenn Sie einen OP löschen wollen, dessen Rechnungsbetrag noch nicht voll eingegangen ist, macht GS-EAR darauf aufmerksam, daß der Rechnungsbetrag noch nicht beglichen ist. Sie können dann immer noch entscheiden, ob Sie löschen wollen oder doch besser den fehlenden Betrag anmahnen. ╒════════════════════════════╕ │ 9.6 Teilzahlung eintragen │ ╘════════════════════════════╛ Wenn Sie eine Teilzahlung eintragen, müssen Sie den Leuchtbalken mit den <PFEILTASTEN> auf den OP positionieren, von dem Sie die Teilzahlung erhalten bzw. geleistet haben. Drücken Sie dann <RETURN>. In dem Buchungsfenster erscheinen dann die Daten des offenen Postens. Darunter erscheint eine weitere Eingabemaske. Der noch offene Betrag wird angezeigt, und als Buchdatum wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Geben Sie dann den Betrag ein, und wählen Sie das Geldkonto. Nach der Eingabe wird die Steuer berechnet, und Sie sehen dann Ihre Eintragung in der Liste. Diese Teilzahlung fällt sofort auf, da der Buchungstext leer bleibt, die Belegnummer identisch zu der Belegnummer des OP ist und unter dem Eintrag "Kontonummer" der Hinweis "Teilz." erscheint. Gleichzeitig wird unter dem Eintrag "Offen" der Betrag um die Summe der Teilzahlung gekürzt. Wenn die Teilbeträge genau den Rechnungsbetrag erreicht haben, werden Sie gefragt, ob Sie diesen OP löschen wollen. Wenn ja, wird dieser aus der OP-Liste entfernt. Sie können den OP allerdings auch später löschen, sollten aber dabei bedenken, daß die erledigten OP viel Platz beanspruchen. Wenn der offene Posten aus GS-Auftrag stammte, wird an die Auftragsbearbeitung der Auftragsstatus "OK" übertragen, somit sieht GS-Auftrag der Auftrag als erledigt an. Hinweis: Der eingegebene Betrag wird direkt unter dem eingegebenen Datum in der Geschäfts-Buchhaltung verbucht, weil eine Einnahme bzw. eine Ausgabe zum Zeitpunkt des Eingangs bzw. Ausgangs verbucht werden muß. Sie können diese Teilzahlung jedoch jederzeit löschen. Damit wird auch die Buchung in der Geschäfts-Buchhaltung gelöscht, und die Kontostände werden korrigiert. Wenn Sie sich in der Geschäfts-Buchhaltung befinden, und dort einen Buchungssatz löschen wollen, der aus der OP-Verwaltung stammt (also eine Teilzahlung), wird auch die Teilzahlung in der OP-Buchhaltung gelöscht und der noch offene Betrag um die entsprechende Summe erhöht. ╒══════════════════════════╕ │ 9.7 Teilzahlung löschen │ ╘══════════════════════════╛ Wie bereits unter "Hinweis!" besprochen, können Sie eine bereits verbuchte Teilzahlung löschen. Dazu müssen Sie den Leuchtbalken mit den <PFEILTASTEN> auf die Teilzahlung positionieren, welche Sie löschen wollen. Das Programm fragt, ob Sie wirklich löschen wollen. Wenn ja, werden die Teilzahlung in der OP-Liste und die entsprechende Buchung in der Geschäfts-Buchhaltung gelöscht. Der noch offene Betrag wird um die Summe dieser gelöschten Teilzahlung erhöht. ╒═══════════════════════════════════╕ │ 9.8 Übersicht der offenen Posten │ ╘═══════════════════════════════════╛ Diese Übersicht zeigt Ihnen die Gesamtbeträge der offenen Posten, aufgeteilt in Einnahmen und Ausgaben. ╒═══════════════════════════════════╕ │ 9.9 Netzwerkfähige Schnittstelle │ ╘═══════════════════════════════════╛ GS-EAR ist nicht netzwerkfähig! Einzige Ausnahme ist die Schnittstelle zu GS-Auftrag. Wenn Sie also GS-Auftrag netzwerkfähig einsetzen und dabei die Schnittstelle zu GS-EAR geöffnet haben, kann es vorkommen, daß Sie Meldungen wie z.B. Der Zugriff auf die Datei <SCHRIFT.DBF> ist verweigert! erhalten. Die Programmausführung wird dann unterbrochen. Der Vorgang muß wiederholt werden. ╔═══════════════════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 10. Nicht ganz so einfach: Die Anlage-Buchhaltung ║ ║ ║ ╚═══════════════════════════════════════════════════╝ ╒═══════════════════╕ │ 10.1 Allgemeines │ ╘═══════════════════╛ Jeder Betrieb oder jede Unternehmung verfügt über Anlagegegenstände, wie z.B. Schreibtisch, Maschinen, Fahrzeuge, usw. Da diese Anlagegüter der Unternehmung meist über mehrere Jahre dienen, ist es nicht erlaubt, den Anschaffungsbetrag im selben Jahr voll als Ausgabe zu verbuchen. Ausgenommen sind sog. GWG's (geringwertige Wirtschaftsgüter - dazu gleich mehr). Im Jahr der Anschaffung können Sie nur einen bestimmten Betrag absetzen, der von der Art der Abschreibung (linear, degressiv, zeitanteilig, mit oder ohne Sonderabschreibung) und der voraussichtlichen Nutzungsdauer des Anlagegutes abhängig ist. Diesen Abschreibungsbetrag können Sie auch nur dann voll abschreiben, wenn Sie den Anlagegegenstand in der ersten Jahreshälfte angeschafft haben. Haben Sie das Anlagegut in der zweiten Jahreshälfte angeschafft, können Sie auch nur den halben Betrag abschreiben. ╒══════════════════════════════════════╕ │ 10.2 Geringwertige Wirtschaftsgüter │ ╘══════════════════════════════════════╛ Bestimmte Anlagegegenstände hat der Gesetzgeber von der Abschreibungspflicht über mehrere Jahre ausgenommen, obwohl diese Anlagen dem Betrieb länger als 1 Jahr dienen. Anlagegüter, die nicht mehr als 800.- DM netto kosten, können im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Hinweis: Sie haben bei den GWG's ein Wahlrecht, d. h. Sie können diese Gegenstände auch über mehrere Jahre abschreiben. Diese Besonderheiten werden von GS-EAR berücksichtigt. ╒═════════════════════════════════════════════════╕ │ 10.3 Sonderabschreibung nach Paragraph 7g EStG │ ╘═════════════════════════════════════════════════╛ Unter bestimmten Voraussetzungen (neu, beweglich, ausschließliche oder fast ausschließliche betriebliche Nutzung) können Anlagegüter mit einer Sonderabschreibung belegt werden. Diese Abschreibung kann zusätzlich zur normalen Jahres-AfA (linear oder degressiv) vorgenommen werden. Die Höhe der Sonderabschreibung beträgt max. 20 % der Anschaffungskosten und kann über den Begünstigungszeitraum von 5 Jahren gleichmäßig oder auch ungleichmäßig verteilt werden, wobei der Begünstigungszeitraum das Jahr der Anschaffung und die folgenden vier Jahre (also insgesamt 5 Jahre) ist. HINWEIS: GS-EAR berechnet nur die Sonderabschreibungen für Anlagegüter, die n a c h dem 31.12.1987 angeschafft wurden. Diese wird im Steuerrecht im allgemeinen als die "Sonderabschreibung nach Par. 7 g neu" bezeichnet. Ob Sie diese Sonderabschreibung nutzen können oder nicht, hängt im wesentlichen von der Größe Ihres Betriebes ab. Der Gesetzgeber möchte damit bestimmte Erleichterungen für Kleingewerbetreibende schaffen. Wenn Sie die Gesetze nicht kennen, fragen Sie bitte Ihren Steuerberater! WICHTIG !!! Noch eine Anmerkung zum Sachverhalt "Sonderabschreibung"! Wenn die Sonderabschreibung "verbraucht" ist, errechnet sich der weitere Jahres-AfA-Betrag dadurch, daß der Restbuchwert auf die verbleibende Restnutzungsdauer neu verteilt wird. In GS-EAR müssen Sie dann auch die Abschreibungsdaten des Anlagegutes neu eingeben bzw. die Nutzungsdauer mit der Restnutzungdauer überschreiben! Und nun zur Verdeutlichung der Sonderabschreibung ein Beispiel. Sie erkennen an dem Sternzeichen "*", wann eine Neuberechnung der neuen AfA-Beträge erfolgt. Ausgangspunkt sind die folgenden Daten: ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ BEISPIEL-DATEN: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Anlagegegenstand .........................: Computer │ │ Anschaffungsdatum ........................: 01.01.01 │ │ Anschaffungskosten .......................: 10.000 DM │ │ Erinnerungswert ..........................: 0 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Nutzungsdauer ............................: 5 Jahre │ │ Abschreibungsart .........................: linear │ │ Sonderabschreibung 7g EstG ...............: JA │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Jährliche Abschreibung (10.000 : 5) ......: 2.000 DM │ │ Abschreibungssatz ........................: 20 % │ │ Gesamtsonderabschreibung nach 7g EStG ....: 2.000 DM │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ Beipiel: ──────── Die Sonderabschreibung wird im ersten Jahr voll genutzt! ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ AfA-Tabelle: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Anschaffungskosten 01.01.01 10.000 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 01 2.000 DM │ │ - Sonderabschreibung nach 7g EStG 2.000 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.02 "*" 6.000 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 02 1.500 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.03 4.500 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 03 1.500 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.04 3.000 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 04 1.500 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.05 1.500 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 05 1.500 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.06 0 DM │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ ╒══════════════════════════════════════════════════╕ │ 10.4 Sonderabschreibung nach Fördergebietgesetz │ │ (lt. StÄndG 1991 vom 17.05.1991 │ ╘══════════════════════════════════════════════════╛ Zur Erleichterung und Beschleunigung des wirtschaftlichen Anpassungsprozesses in der ehemaligen DDR ist eine neue be- fristete Sonderabschreibung eingeführt worden. Die Sonderab- schreibung beträgt bis zu 50% der Anschaffungs- und Herstel- lungskosten an Wirtschaftsgütern des abnutzbaren Anlagever- mögens, innerhalb der ersten 5 Jahre. Hört sich unheimlich schwer an, ist es aber nicht! Im Prin- zip liegt hier genau der gleiche Sachverhalt wie bei der Sonderabschreibung nach P. 7g EStG vor, mit drei Unterschie- den: 1. Diese Sonderabschreibung darf nur von Unternehmern im "Förderungsgebiet" genutzt werden. Förderungsgebiete im Sinne dieser Vorschrift sind: - Berlin - Brandenburg - Mecklenburg-Vorpommern - Sachsen - Sachsen-Anhalt - Thüringen 2. Sie dürfen 50% der AK/HK über einen Zeitraum von 5 Jahren abschreiben (Par. 7g EStG -> nur 20%). 3. Diese Sonderabschreibung gilt nur für Wirtschaftsgüter, die nach dem 01.01.1991 und vor dem 31.12.1994 ange- schafft wurden, bzw. werden! Die Bearbeitung bzw. Nutzung dieser Sonderabschreibung verhält sich in GS-EAR exakt nach dem selben Schema, wie zu- vor unter 10.3 beschrieben und mit Beispielen erläutert !! ╒═══════════════════════╕ │ 10.5 Anlage erfassen │ ╘═══════════════════════╛ Sie sehen eine Liste der bereits vorhanden Anlagegüter. Mit <RETURN> gelangen Sie in ein Auswahlmenü. Bitte tragen Sie die entsprechenden Daten ein. Beachten Sie bitte, daß als Buchungskonto nur Anlagekonten zugelassen sind. Die Eingabe funktioniert genau wie bei allen anderen Buchungsvorgängen. Nach der Eingabe der Buchung wird das neue Anlagegut in die Liste der bereits vorhandenen aufgenommen. Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, erscheint auf dem Bildschirm die Steuerberechnung. Sie haben jetzt die Mög- lichkeit, den Anschaffungsbetrag mit <F2> auf- oder abzurun- den! Dies hat den Vorteil, daß das Anlagegut mit einem glatten Betrag in die Anlagen-Verwaltung eingeht. Hinweis: Diese Buchung wird mit der Steuerbuchung in die Geschäfts- buchhaltung übernommen. ╒══════════════════════╕ │ 10.6 Anlage löschen │ ╘══════════════════════╛ Sie sehen die Daten der Anlagebuchung. Sie werden gefragt, ob Sie löschen wollen. Wenn ja, werden der Buchungssatz und die Buchungen in der Geschäfts-Buchhaltung gelöscht. Die Kontostände werden korrigiert. ╒═══════════════════════╕ │ 10.7 Anlage anpassen │ ╘═══════════════════════╛ Dieser Programmteil ermöglicht die Anpassung Ihrer Anlagegüter, die Sie schon teilweise abgeschrieben haben, an GS-EAR, wenn Sie auf dieses Programm umgestiegen sind. Geben Sie das Anlagegut ganz neu ein, als hätten Sie es neu gekauft, mit den ursprünglichen Anschaffungskosten usw. Im Gegensatz zu "normalen" Anlagegegenständen, wird jetzt keine Steuer berechnet und es erfolgt auch keine Übertragung der Buchung in die Geschäftsbuchhaltung. Geben Sie dann als Abschreibungsdaten ebenfalls die ursprünglichen Werte ein. Also keine Anpassung der noch verbleibenden Rest-Nutzungsdauer o. ä. GS-EAR erfragt den momentanen Restwert der Anlage direkt nach der Erfassung der Abschreibungsdaten, ebenso auch das Anschaffungsdatum. Um die Anpassung abzuschließen, müssen Sie jetzt von "Hand" den Anfangsbestand auf dem entsprechenden Konto um den Restwert (den Sie hier eingegeben haben) erhöhen. Damit ist die Anpassung erledigt. Dazu ein Beispiel: ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ BEISPIEL-DATEN: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Anlagegegenstand .........................: Auto │ │ Anschaffungsdatum ........................: 01.01.01 │ │ Anschaffungskosten .......................: 20.000 DM │ │ Erinnerungswert ..........................: 1 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Nutzungsdauer ............................: 4 Jahre │ │ Abschreibungsart .........................: linear │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Jährliche Abschreibung (20.000 - 1 : 4) ..: 4.999,75 DM │ │ Abschreibungssatz ........................: 25 % │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ AfA-Tabelle: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Anschaffungskosten 01.01.01 20.000,00 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 01 4.999,75 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.02 15.000,25 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 02 4.999,75 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.03 10.000,50 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 03 4.999,75 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.04 5.000,75 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 04 4.999,75 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.05 1,00 DM │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ Angenommen Sie wollen in GS-EAR eine Anpassung Ihres Wagens zum Zeitpunkt 01.01.03 vornehmen. Geben Sie die Daten bitte wie die Beispiel-Daten ein. Anschließend fragt GS-EAR nach dem Anschaffungsdatum und dem aktuellen Restwert. Dann müssen Sie das Anschaffungsdatum mit 01.01.01 und den Restwert mit 10.000,25 eingeben. Anschließend erhöhen Sie bitte noch den Anfangsbestand um genau diesen Restwert. Beispiel: Das Konto "0200" -> "Kraftfahrzeuge" hat einen Bestand von 10.000 DM. Unter [ANFANGSBESTÄNDE] wählen Sie das Konto "0200" und überschreiben dort den Anfangsbestand mit 10.000 + 10.000,25 = 20.000,25!! WICHTIG! GS-EAR rechnet in diesem Punkt peinlich genau, sodaß Sie den Restwert wirklich auf "Heller und Pfennig" eingeben müssen, denn der Erinnerungswert muß sich ja errechnen lassen! ╒════════════════════════╕ │ 10.8 Anlage verkaufen │ ╘════════════════════════╛ Wenn Sie einen Anlagegegenstand verkauft haben, so müssen Sie bestimmte Buchungsregeln befolgen, damit die Buchhaltung stimmt. Für EA-Rechner gilt folgendes: Der Restbuchwert des verkauften Anlagegutes muß als Betriebsausgabe verbucht werden, während der Erlös aus dem Verkauf als Betriebseinnahme geltend gemacht werden muß. Dabei spielt es natürlich keine Rolle, ob Sie dabei einen Gewinn oder Verlust machen. Um dieses Verfahren automatisieren zu können, müssen Sie unter "Konto-Vorgaben" ein Ausgabekonto und ein Verrechnungskonto definiert haben. Wenn Sie die Konten definiert haben, wird zuerst automatisch vom Programm eine bereits gebuchte Abschreibung wieder gelöscht, d. h. der Anlagegegenstand wird wieder auf den ursprünglichen Buchwert zurückgesetzt. Anschließend sehen Sie ein Fenster, welches Ihnen die Buchungen anzeigt. Zum einen sehen Sie die Buchung für die Restwertberichtigung und zum anderen die Buchung für den Anlagenverkauf. Sie können hier den Buchungstext überschreiben. Mit <RETURN> werden diese Buchungen dann in die Geschäftsbuchhaltung übertragen, und das Anlagegut wird gelöscht. Den Erlös aus dem Verkauf müssen Sie jetzt wie gewohnt in der Geschäftsbuchhaltung verbuchen. ACHTUNG: Normalerweise können Buchungen aus der Anlageverwaltung in der Geschäftsbuchhaltung nicht gelöscht oder geändert werden. Die Buchungen für den Anlagenverkauf können Sie jedoch ändern und löschen. Dazu folgendes Beispiel: ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ BEISPIEL-DATEN: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Anlagegegenstand .........................: Auto │ │ Anschaffungsdatum ........................: 01.01.01 │ │ Anschaffungskosten .......................: 20.000 DM │ │ Erinnerungswert ..........................: 0 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Nutzungsdauer ............................: 4 Jahre │ │ Abschreibungsart .........................: linear │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Jährliche Abschreibung (20.000 : 4) ......: 5.000 DM │ │ Abschreibungssatz ........................: 25 % │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ AfA-Tabelle: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Anschaffungskosten 01.01.01 20.000,00 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 01 5.000,00 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.02 15.000,00 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 02 5.000,00 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.03 10.000,00 DM │ │ - Jahres-Abschreibung für 03 5.000,00 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Buchwert zum 01.01.04 5.000,00 DM │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ Anfang des Jahres 04 verkaufen Sie Ihren Wagen für 8.000 DM! Sie müssen wie folgt buchen: Auf dem Anlagekonto "Kraftfahrzeuge" muß der Restwert des Wagens mit 5.000 gelöscht werden. Diese 5.000 DM werden voll als Betriebsausgabe gebucht, während der Verkaufserlös in Höhe von 8.000 DM als Betriebseinnahme verbucht wird. Um dieses Verfahren automatisieren zu können, müssen Sie unter "Konto-Vorgaben" eine Ausgabekonto und ein Geld-Verrech- nungskonto definieren. ╒═════════════════════════════╕ │ 10.9 Abschreibung erfassen │ ╘═════════════════════════════╛ Wenn Sie einen Anlagegegenstand eingetragen haben, wurde ja nur der Kauf des Anlagegutes verbucht. Für die Berechnung des Abschreibungsbetrages müssen Sie jetzt die Abschreibungsdaten eintragen. Dabei werden folgende Eingaben verlangt: · Abschreibungsart ......................................... Hier müssen Sie entscheiden, ob Sie die Anlage linear, degressiv oder zeitanteilig abschreiben. Wenn Sie degressiv abschreiben wollen, erscheint rechts neben dem Eingabefeld noch ein Eingabefeld, bei dem Sie den Prozentsatz für die degressive Abschreibung eintragen müssen. Steuerrechtlich sind max. 30 % erlaubt. Bei linearer und zeitanteiliger Abschreibung wird der Prozentsatz automatisch errechnet. · Nutzungsdauer in Jahren .................................. Geben Sie die voraussichtliche Nutzungsdauer des Anlagegutes ein. · Restwert der Anlage ...................................... Geben Sie hier einen Schrott- oder Erinnerungswert ein. Wenn Sie einen Betrag eingeben, wird das Anlagegut auf diesen Betrag abgeschrieben. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, können Sie den Betrag der Sonderabschreibung eingeben, den Sie für das Jahr in Anspruch nehmen möchten. Hinweis: Die Daten der Abschreibung können nur geändert werden, wenn die Abschreibung noch nicht gebucht wurde. ╒════════════════════════════╕ │ 10.10 Abschreibung buchen │ ╘════════════════════════════╛ Wenn Sie die Abschreibungsdaten eingegeben haben, können Sie die Abschreibung buchen. Dies geschieht normalerweise einmal am Ende eines Jahres. Dabei wird diese Buchung unter dem Tagesdatum verbucht. Denken Sie daran, daß Sie das Systemdatum jederzeit mit <ALT>+<S> ändern können, vergessen Sie aber nicht, es wieder zurückzusetzen wenn Sie nur kurzfristig mit einem anderen Datum arbeiten müssen. Bei der automatischen Abschreibung wird Ihnen jetzt wieder die Berechnung des AfA-Betrages in einem eigenen Fenster angezeigt. Sie haben jetzt die Möglichkeit mit <F2> den von GS-EAR aufgrund Ihrer Abschreibungsdaten errechneten AfA-Betrag auf- oder abzurunden. Dies hat den Vorteil, daß das Anlagegut mit einem glatten Restbuchwert in das neue Jahr übernommen wird. Wenn Sie den Abschreibungsbetrag verbucht haben, sehen Sie in der Liste hinter dem Betrag ein Sternchen. Automatisch werden dann in der Geschäfts-Buchhaltung 2 Buchungssätze angelegt. 1. Die Buchung des Abschreibungsbetrags auf das vordefinierte Abschreibungskonto 2. Die Restwertbuchung auf dem Anlagekonto Sie erkennen diese Buchungssätze an dem Eintrag "Anlage" unter dem Feld "Geldkonto" in der Geschäfts-Buchhaltung. Das entsprechende Anlagekonto wird um den abgeschriebenen Betrag gekürzt. Diese Anlage steht dann mit dem Restwert in der Summen- u. Saldenliste. Das Konto "Abschreibungen" wird mit dem Abschreibungsbetrag belastet. Damit ist die Abschreibung als Ausgabe verbucht. Dazu ein Beispiel: A U T O K A U F ────────────────────────────────── ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │ BEISPIEL-DATEN: │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Anlagegegenstand .........................: Auto │ │ Anschaffungskosten .......................: 20.000 DM │ │ Erinnerungswert ..........................: 0 DM │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Nutzungsdauer ............................: 4 Jahre │ │ Abschreibungsart .........................: linear │ ├──────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Jährliche Abschreibung (20.000 : 4) ......: 5.000 DM │ │ Abschreibungssatz ........................: 25 % │ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ GS-EAR bucht folgendes: ─────────────────────── Kauf des Kraftfahrzeuges z.B.: 020 Kraftfahrzeuge + 20.000 DM 161 Vorsteuer + 2.800 DM 111 Bank - 22.800 DM Beachten Sie bitte, daß nur der Steuerbetrag von 2.800 DM eine Betriebsausgabe darstellt. Jetzt geben Sie die Abschreibungsdaten ein. Der AfA-Betrag errechnet sich durch Anschaffungswert 20.000 DM ──────────────── = ───────── = 5.000 DM jährlich Nutzungsdauer 4 Jahre oder 25% des Anschaffungswertes. Wenn Sie die Abschreibung dann buchen, wird in der Geschäfts-Buchhaltung folgendes gebucht: 1. Abschreibungsbetrag z.B. 480 Abschreibungen + 5.000 DM 2. Restwertbuchung auf dem Anlagekonto 020 Kraftfahrzeuge - 5.000 DM Damit ist die Abschreibung dann verbucht. Beachten Sie bitte, daß hier jetzt wieder eine Betriebsausgabe verbucht wurde. ╒═════════════════════════════╕ │ 10.11 Abschreibung löschen │ ╘═════════════════════════════╛ Eine bereits gebucht Abschreibung wird mit diesem Punkt wieder gelöscht, und die Bestände auf den angesprochenen Konten werden korrigiert. ╒══════════════════════════════════╕ │ 10.12 AfA-Übersicht der Anlagen │ ╘══════════════════════════════════╛ Diese Übersicht zeigt Ihnen alle Daten zu einem Anlagegegenstand auf einen Blick, jedoch ist dieser Programmpunkt erst aktiv, wenn Sie die Abschreibung verbucht haben. Außerdem Sie können hier mit <F10> das Anschaffunsdatum direkt ändern. ╔═══════════════════════════╗ ║ ║ ║ 11. Buchen - Zusatzmodule ║ ║ ║ ╚═══════════════════════════╝ ╒═══════════════════════╕ │ 11.1 Anfangsbestände │ ╘═══════════════════════╛ Sie haben die Möglichkeit, in GS-EAR Anfangsbestände für alle Konten einzugeben. Dazu wählen Sie ein Konto mit den <PFEILTASTEN> und drücken dann <RETURN>. Geben Sie dann den Anfangsbestand ein, und bestätigen Sie die Eingabe mit <RETURN>. Wählen Sie ein anderes Konto, und wiederholen Sie diese Prozedur. Auf diese Weise können Sie auch die Anfangsbestände ändern. Geben Sie einfach den neuen Betrag ein. Sollten Sie einen Anfangsbestand löschen wollen, geben Sie einfach "0 DM" ein. Wenn Sie die benötigten Bestände eingegeben haben, fragt das Programm, ob alle Anfangsbestände richtig sind. Wenn ja, wird der Kontenkorrekturlauf aufgerufen, d. h. sämtliche Konten werden mit den entsprechenden Beständen aktualisiert. Das hat den Vorteil, daß Sie auch nachträglich Anfangsbestände eingeben oder vorhandene löschen bzw. ändern können. Alle Bestände werden komplett korrigiert. Zu allen Konten, auf denen Sie einen Bestand eingetragen haben, sehen Sie in der Geschäfts-Buchhaltung die dazugehörende Anfangsbestands-Buchung. Diese werden bei nachträglicher Bearbeitung der Bestände entsprechend geändert. ╒═══════════════════════════════╕ │ 11.2 Kontenrahmen bearbeiten │ ╘═══════════════════════════════╛ An dieser Stelle haben Sie nochmals die Möglichkeit, den Kontenrahmen für diesen Mandanten zu ändern, welchen Sie mit in den Jahrgang kopiert haben. Sie können jetzt nochmals Konten neu anlegen, ändern oder löschen. Konten, auf denen schon gebucht wurde, dürfen jedoch nur noch im Namen verändert werden. Löschen können Sie diese Konten nicht mehr. Die Bearbeitung verläuft nach demselben Schema wie bei der Definition der Kontenrahmen (s.o.). ╒═════════════════════════╕ │ 11.3 Standardbuchungen │ ╘═════════════════════════╛ Hier haben Sie die Möglichkeit häufig wiederkehrende Buchungen, wie z.B. Mietzahlungen, Tanken, Daueraufträge aller Art usw., als festen Buchungstext abzuspeichern. Damit ist die Erfassung der Buchungen wesentlich schneller. Die Erfassung der Standardbuchungen verläuft nach demselben Schema wie alle anderen Buchungen auch, mit der Ausnahme, daß hier nichts berechnet wird und daß der Betrag auch 0,00 sein darf. Wir unterscheiden zwischen festen Standardbuchungen mit und ohne Betrag. Mietzahlungen sind z.B. meist über einen längeren Zeitraum in der Höhe des Betrages gleich, deshalb sollten Sie dort auch den Betrag eingeben, während ein Tankvorgang am Auto schlecht im Betrag festgelegt werden kann, es sei denn, Sie tanken immer für 20,00 DM?! Das ist für die Übernahme in die einzelnen Buchungsmasken nicht ganz unerheblich. Wie schon unter "Buchungshilfen" erwähnt, können Sie immer bei der Eingabe des Buchungskontos mit <F2> die Liste der Standardbuchungen aufrufen. Das Übernahmeschema ist folgendes: Wählen Sie mit den <PFEILTASTEN> oder einem Anfangsbuchstaben einen Text aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit <RETURN>. Die Kontonummer und das Tagesdatum werden dann automatisch übernommen. Bei der Eingabe der Belegnummer stoppt die Übernahme. Die Belegnummer müssen Sie natürlich eingeben. Diese läßt sich nunmal nicht fest vorgeben. Danach wird die Standardbuchung eingetragen. Jetzt kommen wir zum Betrag. Wenn die Buchung einen Betrag hat, wird alles Weitere automatisch übernommen. Hat die Buchung den Betrag 0,00 DM, stoppt die Übernahme ein zweites Mal. Geben Sie nun den Betrag ein. Nach der Eingabe werden der Steuersatz und das Geldkonto auch hier wieder automatisch eingesetzt. ╒════════════════════════════════════════╕ │ 11.4 Mandanten-Dateien reorganisieren │ ╘════════════════════════════════════════╛ Mit diesem Programmpunkt können Sie die Suchdateien, die das Programm zum schnellen Suchen innerhalb der Datensätze benötigt, neu aufbauen. Dieser Punkt wird bei der 1. Anwahl eines Mandanten mit einem neu angelegten Jahrgang automatisch ausgeführt, weil die Dateien für den Mandanten ins Jahrgangsverzeichnis ohne Suchdateien kopiert werden. Die benötigten Suchdateien werden dann neu aufgebaut. Bei der normalen Arbeit mit dem Programm werden die Suchdateien selbständig verwaltet. Lediglich im Falle eines eventuellen Stromausfalles, wobei die Suchdateien zerstört werden können, empfiehlt es sich, diesen Programmpunkt nochmals auszuführen, damit die einwandfreie Funktion des Programms wieder gewährleistet ist. Sie sollten ab und zu diesen Punkt wählen, wenn sie viele Buchungssätze gelöscht oder geändert haben, damit die Datei nicht groß wird. Denn im Programm gelöschte Datensätze werden in der Datei nur als gelöscht markiert, sind aber noch vorhanden. Um diese endgültig zu entfernen, müssen Sie die Dateien reorganisieren. ╒══════════════════════════════════╕ │ 11.5 Salden-Reorganisationslauf │ ╘══════════════════════════════════╛ Dieser Reorganisationslauf ist einer der wichtigsten Abläufe in GS-EAR! Hier werden sämtliche Daten in GS-EAR auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Wenn Ihnen z. B. der Computer bei der Bearbeitung von Buchungssätzen einmal abgestürtzt ist, kann es vorkommen, daß Sie evtl. falsche Bestände in der Salden-Datei haben. In älteren Versionen mußten Sie an dieser Stelle Ihre Datensicherung aufspielen. Jetzt wählen sie nur noch diesen Menüpunkt an. Aufgrund der tatsächlich verbuchten Datensätze in der Buchungsdatei werden dann alle Konten und Salden geprüft und, falls notwendig, korrigiert. ╔══════════════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 12. Das Auswertungssystem von GS-EAR ║ ║ ║ ╚══════════════════════════════════════╝ ╒═══════════════════╕ │ 12.1 Allgemeines │ ╘═══════════════════╛ Das Auswertungssystem von GS-EAR bietet Ihnen eine Vielzahl von Auswertungen entweder auf dem Bildschirm oder auf dem Drucker. Dabei sollten Sie beachten, daß die meisten Auswertungen auf dem Drucker wesentlich übersichtlicher gestaltet sind, weil dort im Schmaldruck nunmal statt 80 Zeichen 130 Zeichen oder noch mehr pro Zeile verfügbar sind. Wenn Sie also einen guten Überblick haben wollen, sollten Sie von den Auswertungen auf dem Drucker Gebrauch machen. Die meisten Auswertungen verlangen von Ihnen auch die Wahl eines Monats oder eines Quartals, also den Zeitraum, auf den sich die Daten beziehen. Beim Ausdruck sehen Sie in der 1. Zeile immer, um welche Auswertung es sich handelt und für welchen Zeitraum diese gilt. Im Adreßkopf wird Ihnen der Mandant mit der Anschrift, die Seitennummer der Auswertung, die Währung des Landes und das Datum des Ausdrucks angezeigt. Auf geht's! ╒════════════════════════════╕ │ 12.2 Auswertungsübersicht │ ╘════════════════════════════╛ Diese Übersicht zeigt Ihnen, welche Auswertung Sie wie auswerten können: ┌────────────────────┬─────────┬─────────┬─────────┬───────┐ │ Auswertung │ Zeit │ Monitor │ Drucker │ Datei │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Summen- und │ Monat │ J │ J │ J │ │ Saldenliste │ Quartal │ J │ J │ J │ │ │ Jahr │ J │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Kassenbuch │ Monat │ N │ J │ J │ │ │ Quartal │ N │ J │ J │ │ │ Jahr │ N │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Überschuß-Rechnung │ Monat │ J-1 │ J │ J │ │ │ Quartal │ J-1 │ J │ J │ │ │ Jahr │ J-1 │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ USt-Voranmeldung │ Monat │ J-2 │ J │ J │ │ │ Quartal │ J-2 │ J │ J │ │ │ Jahr │ J-2 │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Allgemeines │ Monat │ J │ J │ J │ │ Buchungsjournal │ Quartal │ N │ J │ J │ │ │ Jahr │ N │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Kontoauszug │ Monat │ J-3 │ J │ J │ │ (Kontoblatt) │ Quartal │ N │ J │ J │ │ │ Jahr │ N │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ OP-Liste │ Alle │ N │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Mandant-Kontenplan │ Alle │ N │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Jahresumsätze-Kto │ Einzeln │ J │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Gesamt-AfA-Liste │ Alle │ N │ J │ J │ ├────────────────────┼─────────┼─────────┼─────────┼───────┤ │ Einzel-AfA-Liste │ Alle │ N │ J │ J │ └────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────┴───────┘ N = Auswertung nicht möglich J = Auswertung möglich J-1 = Nur Gesamtbeträge, Aufteilung nach Konten nur bei Ausdruck J-2 = Nur Gesamtbeträge, Aufteilung nach Steuersätzen nur bei Ausdruck J-3 = Nur "E", "A" und "V"-Konten. Geldkonten nur bei Ausdruck ╒═══════════════════════════════╕ │ 12.3 Allgemeine Auswertungen │ ╘═══════════════════════════════╛ ┌───────────────────────────────┐ │ 12.3.1 Offene-Posten-Journal │ └───────────────────────────────┘ Im offenen Posten-Journal sehen Sie alle noch offenen Posten, getrennt nach der Art (Einnahme = Forderung; Ausgabe = Verbindlichkeit). In der Abschlußzeile sehen Sie dann die Gesamtbeträge der einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten. ┌──────────────────────────────┐ │ 12.3.2 Mandanten-Kontenplan │ └──────────────────────────────┘ Der Kontenplan des Mandanten wird nach der Kontonummer sortiert ausgedruckt. In der Abschlußzeile sehen Sie die Anzahl der einzelnen Konten, getrennt nach der Kontoart. ┌───────────────────────────────────┐ │ 12.3.3 Jahres-Abschreibungsliste │ └───────────────────────────────────┘ Die Jahres-Abschreibungsliste zeigt alle definierten Anlage- güter als Gesamtüberblick mit den Abschreibungsdaten und den Gesamtbeträgen der Jahres-AfA. Die Auswertung ist nur möglich, wenn alle Anlagegegenstände abgeschrieben sind. ┌───────────────────────────────────┐ │ 12.3.4 Einzelabschreibungs-Liste │ └───────────────────────────────────┘ Die Einzelabschreibungs-Liste zeigt alle Anlagegüter gesondert mit allen Abschreibungs-Daten und der entsprechenden Jahres-AfA. Die Auswertung ist nur möglich, wenn alle Anlagegegenstände abgeschrieben sind. ┌────────────────────────────────────────────┐ │ 12.3.5 Jahresumsätze der einzelnen Konten │ └────────────────────────────────────────────┘ In dieser Auswertung sehen Sie den Gesamtumsatz auf dem gewählten Konto des ganzen Jahres, nach Monaten unterteilt, auf einen Blick. In der Summenzeile sehen Sie dann den Gesamtumsatz des Kontos, den Sie bitte nicht mit dem Kontoendbestand verwechseln. ╒═════════════════════════════════════════╕ │ 12.4 Auswertungen (Monat/Quartal/Jahr) │ ╘═════════════════════════════════════════╛ ┌─────────────────────────────────┐ │ 12.4.1 Summen- und Saldenliste │ └─────────────────────────────────┘ In der Summen- und Saldenliste sehen Sie den Anfangsbestand, den Gesamtumsatz und den Endbestand (Saldo) der einzelnen Konten, jeweils für den gewählten Auswertungszeitraum. Wählen Sie ein Konto, indem Sie den Anfangsbuchstaben des gewünschten Kontos eingeben, oder bewegen Sie den Leuchtbalken mit den <PFEILTASTEN> auf und ab. Beim Ausdruck können Sie wählen, ob die Positionen, deren Summe Null ist, unterdrückt werden sollen, oder nicht! ┌────────────────────┐ │ 12.4.2 Kassenbuch │ └────────────────────┘ Das Kassenbuch ist im Prinzip genauso aufgebaut wie die Kassenbücher von Zweckform oder anderen Herstellern. Die Auswertung ist zwar vom Inhalt gleich mit dem Kontoauszug des Kontos Kasse, jedoch weicht die Form wie oben beschrie- ben ab. ┌────────────────────────────┐ │ 12.4.3 Überschuß-Rechnung │ └────────────────────────────┘ Die Überschuß-Rechnung ist für den EA-Rechner das, was für Bilanzierungspflichtige die Gewinn- und Verlustrechnung darstellt. Da jedoch für einen EA-Rechner die Umsatzsteuer kein durchlaufender Posten ist, sondern sich direkt auf den Gewinn auswirkt, haben wir in der Überschuß-Rechnung die Netto- und Bruttowerte der Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben gegenübergestellt. Das Ergebnis ist zum einen ein Gewinn (oder Verlust) vor Umsatzsteuer und zum anderen ein Gewinn (oder Verlust) nach Umsatzsteuer. ACHTUNG!!! Bitte verwechseln Sie das Ergebnis der Überschuß-Rechnung nicht mit Ihrem persönlichen Einkommen. Es handelt sich um den Gewinn oder Verlust des Betriebes, d. h. ein evtl. Gewinn unterliegt naürlich noch voll der Einkommensteuer. HINWEIS! Bei der Auswertung auf dem Bildschirm erhalten Sie nur eine reine Zahlenübersicht. Für das Finanzamt und auch zu Ihrer eigenen besseren Information, werden diese Beträge bei der Auswertung auf dem Drucker nach Konten aufgegliedert. Wie auch bei der Summen- und Saldenliste können Sie beim Ausdruck wählen, ob die Positionen, deren Summe Null ist, unterdrückt werden sollen, oder nicht! ┌───────────────────────────────────┐ │ 12.4.4 Umsatzsteuer-Voranmeldung │ └───────────────────────────────────┘ In der Umsatzsteuer-Voranmeldung sehen Sie alle Einnahmen bzw. Ausgaben getrennt nach Steuersätzen aufgeführt. In der Ergebnisrechnung sehen Sie dann, welchen Betrag Sie an das Finanzamt zu zahlen haben (Zahllast) oder welchen Betrag Sie von Finanzamt erstattet bekommen (Vorsteuer-Überhang); Je nachdem, ob Sie für den Zeitraum einen Verlust oder einen Gewinn erwirtschaftet haben. HINWEIS! Bei der Auswertung auf dem Bildschirm erhalten Sie nur eine reine Zahlenübersicht. Die Aufschlüsselung nach Steuersätzen erfolgt nur bei der Auswertung auf dem Drucker. GS-EAR erstellt dann einen Ausdruck, der sich so weit wie möglich an das USt-Voranmeldungsformular des Finanzamtes hält. ┌─────────────────────────────────────┐ │ 12.4.5 Allgemeines Buchungsjournal │ └─────────────────────────────────────┘ Im Buchungsjournal sehen Sie die Liste aller Buchungen, in zeitlicher Reihenfolge geordnet, für den gewählten Auswertungszeitraum. Hinweis! Diese Auswertung ist auf dem Drucker wesentlich übersicht- licher als auf dem Bildschirm. ┌────────────────────────────────────────────┐ │ 12.4.6 Konto-Buchungsjournal (Kontoblatt) │ └────────────────────────────────────────────┘ Das Konto-Buchungsjournal zeigt Ihnen die Buchungen auf einem beliebig gewählten Konto an. Dabei ist die Auswertung eines Geldkontos nur auf dem Drucker möglich, da bei einem Geldkonto Einnahmen und auch Ausgaben möglich sind. Am Ende des Journals sehen Sie die Summenzeile der entsprechenden Seite, welche praktisch den Saldo darstellt. Eine Zeile weiter sehen Sie die Summenzeile kumuliert (diese ist erst dann unterschiedlich im Betrag, wenn mehrere Seiten ausgedruckt sind). Außerdem wird bei der Auswertung von Geldkonten und Anlagekonten der Anfangsbestand (vom Vormonat oder der Vorperiode) angezeigt. Im Prinzip ist diese Auswertung eine Art Kontoauszug, wie Sie ihn von Ihrer Bank kennen. ╒════════════════════════════╕ │ 12.5 Grafik und Statistik │ ╘════════════════════════════╛ Bei Verwendung des Zusatzmoduls -> Grafik und Statistik <- stehen Ihnen außerdem eine Vielzahl von statistischen und grafischen Auswertungen zur Verfügung, so z. B. die Ent- wicklung Ihres Umsatzes, der Kosten und Gewinne in einem Vergleich zum Vorjahr oder auch im direkten Vergleich zueinander, eine Auflistung aller Durchschnittswerte, usw. Die Bedienung ist ebenfalls voll menügesteuert. Bei den grafischen Auswertungen verhält sich das Programm jedoch anders. Hier wählen Sie eine Auswertung über den entsprechenden Menüpunkt an und nachdem der Grafikbildschirm aufgebaut ist, können Sie mit <RETURN> direkt zur nächsten grafischen Auswertung schalten oder mit <ESC> verlassen. Bei Auswertungen ohne Vorjahresvergleich stehen Ihnen ins- gesamt 4 Graftiktypen (Säulen-, Gebirgs-, Linien- und Kreis- diagramm) zur Verfügung. Bei Auswertungen mit Vorjahres- oder Vergleichswerten können Sie zwischen 3 Grafiktypen (Säulen-, Gebirgs- und Liniendiagramm) wählen. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch des Zusatz- moduls GS-GRAFIK. ╔══════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 13. Jahresabschluß in GS-EAR ║ ║ ║ ╚══════════════════════════════╝ Es gibt zwar keinen einzeln aufgeführten Menüpunkt für den Jahresabschluß, jedoch wird dieser vom System automatisch durchgeführt. Der Abschluß wird durchgeführt, wenn Sie zu einem Mandanten einen neuen Jahrgang anlegen. Sie werden dann vom System gefragt, ob Sie die Bestände übernehmen möchten. Wenn ja, wird zuerst geprüft, ob alle Abschreibungen gebucht worden sind. Nach dieser Prüfung wird der Jahresabschluß nach folgendem Schema vorgenommen: - Bestände auf Einnahme-Konten werden auf 0 gesetzt - Bestände auf Ausgabe-Konten werden auf 0 gesetzt - Bestände der Geldkonten werden als Anfangsbestand in das neue Jahr übernommen, und die Anfangsbestandsbuchung wird in die Geschäfts-Buchhaltung übertragen - Offene Posten werden mit den noch offenen Beträgen in das neue Jahr übernommen - Anlagegegenstände werden mit den Restbuchwerten in das neue Jahre übernommen - Standardbuchungs-Texte werden übernommen Sollte dabei einmal der Rechner abstürzen, oder haben Sie bestimmte Buchungen im alten Jahr vergessen, dann können Sie einfach die fehlenden Buchungen nachtragen, den bereits angelegten neuen Jahrgang wieder löschen und den o. g. Vorgang wiederholen. ╔═══════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 14. Dienstprogramme in GS-EAR ║ ║ ║ ╚═══════════════════════════════╝ ╒═════════════════════════════════╕ │ 14.1 Stammdaten-Reorganisation │ ╘═════════════════════════════════╛ Mit diesem Programmpunkt können Sie die Suchdateien, die das Programm zum schnellen Suchen innerhalb der Datensätze benötigt, neu aufbauen. Dieser Punkt wird bei der Erstinstallation automatisch ausgeführt, weil die Programmdateien ohne Suchdateien geliefert werden. Die benötigten Suchdateien werden dann neu aufgebaut. Bei der normalen Arbeit mit dem Programm werden die Suchdateien selbständig verwaltet. Lediglich im Falle eines eventuellen Stromausfalles, wobei die Suchdateien zerstört werden können, empfiehlt es sich, diesen Programmpunkt nochmals auszuführen, damit die einwandfreie Funktion des Programms wieder gewährleistet ist. Sie sollten ab und zu diesen Punkt wählen, wenn sie viele Stammdaten wie z.B. Kontenrahmen, Mandanten usw. gelöscht oder geändert haben, damit die Datei nicht groß wird. Denn im Programm gelöschte Datensätze werden in der Datei nur als gelöscht markiert, sind aber noch vorhanden. Um diese endgültig zu entfernen, müssen Sie die Dateien reorganisieren. ╒═════════════════════════════╕ │ 14.2 Standardeinstellungen │ ╘═════════════════════════════╛ Hier haben Sie die Möglichkeit, den Programmablauf direkt durch die Schaltereinstellungen zu verändern. Geben Sie die verlangten Eingaben ein. Sie müssen jede Änderung mit <RETURN> bestätigen. Danach werden Sie nochmals gefragt, ob Sie die Eingaben sichern wollen. ╒════════════════════════════════╕ │ 14.3 Allgemeine Einstellungen │ ╘════════════════════════════════╛ ┌─────────────────────────────┐ │ 14.3.1 Brutto-Buchen (J/N) │ └─────────────────────────────┘ Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit die Buchungsart einzustellen. Die Vorgabe ist "Brutto"; d. h. alle Beträge, welche Sie beim Buchen eingegeben, werden als Bruttobetrag angesehen. Die entsprechende Steuer wird dann herausgerechnet. Stellen Sie den Schalter auf "N", dann werden diese Beträge als "Netto" angesehen, und die Steuer wird noch hinzugerechnet. Sie können die Umstellung jederzeit im Programm mit <ALT>+<B> für Bruttobuchen und mit <ALT>+<N> für Nettobuchen vornehmen. ┌─────────────────────────────────────────┐ │ 14.3.2 Steuerberechnung anzeigen (J/N) │ └─────────────────────────────────────────┘ Die Voreinstellung des Schalters ist "J", d. h. die Steuerberechnung wird nach jeder Buchung in einem separaten Fenster angezeigt. Wenn Sie die Steuerberechnung nach jeder Buchung nicht sehen wollen, stellen Sie den Schalter bitte auf "N". Allerdings können Sie dann auch keine Änderung am Steuerbetrag vornehmen. ┌─────────────────────────────────────────────┐ │ 14.3.3 Komma als Dezimaltrennzeichen (J/N) │ └─────────────────────────────────────────────┘ Einige Tastaturen haben im Nummernblock einen Punkt als Dezimaltrennzeichen. Wenn Sie eine solche Tastatur besitzen, müssen Sie den Schalter auf "N" stellen. Danach wird bei der Eingabe der Beträge auch der Punkt akzeptiert. Die Vorgabe lautet jedoch "J" (Ja), da die meisten Nummernblöcke als Dezimaltrennzeichen ein Komma verwenden. ┌──────────────────────────────────┐ │ 14.3.4 Hinweisfenster aus (J/N) │ └──────────────────────────────────┘ Es handelt sich dabei um das Fenster, welches Sie darauf hinweist, daß es zwischen der Auswertung auf dem Monitor oder Drucker zu Rundungsfehlern kommen kann. Stellen Sie den Schalter auf "J", dann erscheint dieses Fenster nicht mehr. ┌─────────────────────────┐ │ 14.3.5 Sound ein (J/N) │ └─────────────────────────┘ Hier können Sie den Ton abstellen, der bei fast jeder Abfrage zu hören ist. ┌──────────────────────────────────────────┐ │ 14.3.6 Datensicherung automatisch (J/N) │ └──────────────────────────────────────────┘ Hier können Sie festlegen, ob bei Verlassen des Programms die Datensicherung automatisch vorgenommen werden soll (J) oder nicht (N). Die Standardeinstellung ist "N", da Sie ja auch über den Menüpunkt "Firmen/Jahrgänge" sichern können. Sollten Sie die Datensicherung mehr oder weniger regelmäßig vergessen, dann wäre die Einstellung "J" sinnvoll. Dabei wird dann automatisch bei Verlassen des Programms gefragt, ob Sie eine Datensicherung durchführen möchten. Eine kleine Gedächnisstütze! ┌──────────────────────────────────┐ │ 14.3.7 Sicherungslaufwerk (A/B) │ └──────────────────────────────────┘ Hier können Sie Ihr Sicherungslaufwerk fest vorgeben. Ist ein Eintrag vorhanden, entfällt bei der Datensicherung die Auswahl des Laufwerkes. Zur Verfügung stehen die Laufwerke "A" oder "B". ┌───────────────────────┐ │ 14.3.8 Paßwortschutz │ └───────────────────────┘ Mit dem Paßwort sind die wichtigen Daten Ihrer Einnahme-Überschuß-Rechnung gut geschützt. Wenn Sie kein Paßwort wünschen, können Sie diesen Eintrag freilassen bzw. wieder löschen. Abfragen finden dann im Programm nicht statt. Jeder andere Eintrag in diesem Feld fragt vor Ausführung des entsprechenden Programmteils nach der Zugangsberechtigung. ╒════════════════════════════╕ │ 14.4 Länder-Einstellungen │ ╘════════════════════════════╛ ┌────────────────────────────┐ │ 14.4.1 Währung des Landes │ └────────────────────────────┘ Wenn Sie GS-EAR auch im deutschsprachigen Ausland wie Österreich oder Schweiz einsetzen wollen, können Sie hier Ihre Landeswährung eintragen. Alle Listen im Programm und sämtliche Auswertungen verwenden dann diese Währung. ┌───────────────────────────────┐ │ 14.4.2 Betragsgrenze für GWG │ └───────────────────────────────┘ Damit die von GS-EAR gesonderten Abschreibungsbedingungen für geringwertige Wirtschaftsgüter auch im Ausland gültig sind, können Sie hier eine Betragsangleichung vornehmen, denn 800.- DM sind natürlich nicht gleich 800.- öS. ┌──────────────────────────────────────┐ │ 14.4.3 Kennzeichen für Umsatzsteuer │ └──────────────────────────────────────┘ Geben Sie hier die gebräuchliche Abkürzung für die Umsatzsteuer ein (in der Schweiz z. B. WUSt). Sämtliche Listen und Auswertungen werden darauf hin umgestellt! ┌───────────────────────────────────┐ │ 14.4.4 Kennzeichen für Vorsteuer │ └───────────────────────────────────┘ Geben Sie hier die gebräuchliche Abkürzung für die Vorsteuer ein. Sämtliche Listen und Auswertungen werden dann umgestellt! ╒═════════════════════════════╕ │ 14.5 Drucker-Einstellungen │ ╘═════════════════════════════╛ ┌────────────────────────────────────┐ │ 14.5.1 Grafikzeichen für Ausdruck │ └────────────────────────────────────┘ Einige Drucker unterstützen den IBM-Grafikzeichensatz nicht. Wenn bei einem Ausdruck als Linien unter den Summen ganz wilde Zeichen auftauchen, haben Sie einen solchen Drucker. Zu diesem Zweck wurde dieser Schalter eingerichtet. Sie haben 2 Zeichen als Vorgabe zur Auswahl: eine einfache Linie und eine Doppellinie. Die Zeichen sind Zeichen aus dem ASCII-Code. Diese erhalten Sie folgendermaßen: Bei gedrückter <ALT>-Taste geben Sie bitte für die · einfache Linie die Zahl "196" und für die · doppelte Linie die Zahl "205" ein. Die entsprechenden Felder werden dann mit diesen Zeichen gefüllt. Dies nur zur Information. Wenn Sie einen nicht-grafikfähigen Drucker besitzen, sollten Sie als Linien ganz normale Tastaturzeichen eingeben, welche in etwa wie Linien aussehen. ┌───────────────────────────────┐ │ 14.5.2 Zeilen pro Druckseite │ └───────────────────────────────┘ Hier können Sie die Anzahl der Zeilen je Druckseite festlegen. Bitte beachten Sie, daß die hier vorgegebene Zahl ein Wert sein muß, ohne die 7 Zeilen für den Briefkopf. Wenn Sie also insgesamt 65 Zeilen pro Seite drucken können, müssen Sie hier "58" eingeben! ┌──────────────────────────────────┐ │ 14.5.3 Druckerprüfung aus (J/N) │ └──────────────────────────────────┘ Wenn Sie eine Auswertung ausdrucken wollen, prüft GS-EAR, ob der Drucker in Betrieb ist. Stellen Sie bitte den Schalter auf "J", wenn diese Prüfung nicht erfolgen soll. ┌───────────────────────────────┐ │ 14.5.4 Drucker-Schnittstelle │ └───────────────────────────────┘ Hier legen Sie die Schnittstelle für Ihren Drucker fest. Unterstützt werden die parallelen Schnittstellen "LPT1" und "LPT2", sowie die seriellen Schnittstellen "COM1", "COM2" und "COM3"! ┌─────────────────────────────────────────┐ │ 14.5.5 Briefkopf in Schönschrift (J/N) │ └─────────────────────────────────────────┘ Wenn Sie den Briefkopf (Mandantenanschrift, Druckdatum, Druckseite) in Schönschrift (NLQ) drucken möchten, müssen Sie diesen Schalter auf "J" stellen. Die Vorgabe lautet jedoch "N". ┌──────────────────────────────────────┐ │ 14.5.6 Warteschleife je Seite (J/N) │ └──────────────────────────────────────┘ Wenn Ihr Drucker einen kleinen Druckerpuffer besitzt oder Sie mit Einzelblättern arbeiten, sollten Sie diesen Schalter auf "J" stellen. Nach jeder Seite erfolgt dann eine Druckpause. Nun können Sie ein neues Blatt einlegen. Um den Ausdruck fortzuführen, drücken Sie bitte eine beliebige Taste. ┌───────────────────────────────────────┐ │ 14.5.7 Steuernummer mitdrucken (J/N) │ └───────────────────────────────────────┘ Hier können Sie festlegen, ob die in den Mandanten-Stammda- ten eingegebene Steuer-Nummer mit ausgedruckt werden soll (J) oder nicht (N). Wenn ja, wird die Steuernummer bei jeder Auswertung auf dem Drucker im Briefkopf mit ausgedruckt! ╒═════════════════════════╕ │ 14.6 Drucker-Sequenzen │ ╘═════════════════════════╛ Sie sehen hier die Drucker-Sequenzen des Druckers EPSON LX-800 als Standardvorgabe. Mit <F2> können Sie diese Sequenzen bearbeiten. Mit <F3> können Sie einen neuen Drucker wählen. Dazu können Sie aus einer Liste von 70 Drucker-Treibern wählen, indem Sie entweder die <PFEILTASTEN> betätigen oder mit einem <ANFANGSBUCHSTABEN> einen entsprechen Drucker suchen. Folgendes ist bei den Einstellungen zum linken Rand und dem Versatz für den Schmaldruck zu beachten: Abhängig von der Einstellung für den linken Rand müssen Sie für den Versatz nochmals einige Zeichen dazunehmen. Dies ist deshalb notwendig, weil z. B. 10 Zeichen linker Rand im Schmaldruck kleiner sind als im normalen Druck. Sie sollten den Versatz anhand der Auswertung Allg. Buchungsjournal testen! WICHTIG !!! Sollte Ihr Drucker keine Umlaute (ä, ö, ü ..) drucken, haben Sie die Möglichkeit eines von zwei kleinen Programmen mit den Namen "UMLAUTE.COM" und "ROMAN8.COM" aufzurufen. Diese Programme konvertieren die Zeichen Ihres Druckers auto- matisch. Das Programm "umlaute.com" ist für Drucker mit ISO-Zeichensatz, während "roman8.com" die Zeichen für Drucker mit ROMAN8-Zeichensatz konvertiert. Diese Programme aktivieren Sie einfach durch Eingabe von "umlaute" oder "roman8" direkt am DOS-Prompt. Probieren Sie es aus! Sie können das Programm auch direkt aus einer Batch-Datei aufrufen, damit Sie die Konvertierung nicht immer von Hand vornehmen müssen. ╒════════════════════════════════╕ │ 14.7 Dokumentation ausdrucken │ ╘════════════════════════════════╛ Dieser Programmteil ermöglicht den Ausdruck aller Texte, die mit GS-EAR mitgeliefert werden, wie z. B. die Dokumentation, Info-Text, Werbungstext u. a. ╒═══════════════════════════════════╕ │ 14.8 Schnittstelle zu GS-Auftrag │ ╘═══════════════════════════════════╛ Wenn Sie die Auftragsbearbeitung GS-Auftrag ab Version 1.51 haben, können Sie die Schnittstelle zu GS-EAR aktivieren. Dazu müssen Sie den Schalter auf "J" stellen. Danach geben Sie den Pfad an, indem sich die Auftragsbearbeitung befindet. Die Vorgabe lautet hier "C:\GSAUF". Wenn Sie die Auftragsbearbeitung bei der Installation in ein anderes Verzeichnis kopiert haben, müssen Sie hier den entsprechenden Pfad eingeben. Anschließend geben Sie bitte noch ein Erlöskonto ein, auf dem die Erlöse verbucht werden. Dieses können Sie jedoch auch später bei der Bearbeitung in der "Offenen Posten-Buchhaltung" ändern. Um Ihnen die Beleganpassung an Ihre Auftragsbearbeitung zu erleichtern, können Sie zum Schluß noch eine Startnummer vorgeben, welche dann automatisch bei der nächsten Übernahme übernommen wird. Wenn Sie alle Eingaben mit <RETURN> bestätigt haben, prüft GS-EAR, ob die Auftragsbearbeitung vorhanden ist. Danach wird die Schnittstellen-Datei erzeugt, und damit ist die Schnittstelle aktiviert. Diese bleibt so lange aktiv, bis Sie irgendwann einmal den Schalter wieder auf "N" stellen. ╒═════════════════╕ │ 14.9 DOS-SHELL │ ╘═════════════════╛ Sie können GS-EAR über die DOS-Schnittstelle verlassen, wenn Sie z.B. nur kurz einen Termin in einem elektronischen Terminkalender anschauen müssen, usw. Dazu müssen Sie entweder diesen Menüpunkt aufrufen, oder an einer beliebigen Stelle im Programm die Funktionstaste <F5> betätigen. GS-EAR bleibt dann resident im Speicher verfügbar, so daß Sie jederzeit mit Eingabe des Befehls "EXIT" am DOS-Prompt GS-EAR wieder starten können. Sie befinden sich dann an der gleichen Stelle wie beim Verlassen des Programmes. ╔════════════════════╗ ║ ║ ║ 15. Datensicherung ║ ║ ║ ╚════════════════════╝ Da die Suchdateien jederzeit neu aufgebaut werden können, beschränkt sich die Datensicherung auf die Datendateien, also die Dateien mit der Endung "DBF", bzw. "DBT". Wir unterscheiden jetzt zwischen Stammdaten und Mandanten-Daten. Die Stammdaten der Einnahme-Überschuß-Rechnung können folgendermaßen kopiert werden (vorausgesetzt, Sie haben GS-EAR in das Verzeichnis C:\GSEAR installiert) : C:\GSEAR> copy *.db* a: Bei den Mandanten-Dateien verhält sich die Datensicherung etwas anders, weil diese Dateien in die entsprechenden Mandanten-Verzeichnisse kopiert werden. Angenommen, Sie haben einen Mandanten mit der Nummer 1 und dem Jahrgang 1990. Die benötigten Dateien befinden sich in dem Jahrgangsverzeichnis; dann müssen Sie diese Daten folgendermaßen sichern: C:\GSEAR\01\1990> copy *.db* a: Denken Sie bitte daran, daß GS-EAR bei einstelligen Mandantennummern eine führende "0" einsetzt, und daran, diese Datensicherung für alle Mandanten durchzuführen. Am besten nehmen Sie für jeden Mandanten eine eigene Diskette. Wenn Sie den DOS-Befehl BACKUP oder andere Backup-Programme verwenden, müssen ebenfalls nur diese Dateien, nicht das komplette Verzeichnis gesichert werden! Vergessen Sie nicht, nach dem Aufspielen Ihrer Sicherungskopie die Suchdateien wieder zu reorganisieren. Der einfachste Weg! ─────────────────── Wenn Sie sich nicht großartig um Verzeichnisse und deren Daten kümmern wollen, können Sie die von uns mitgelieferten Batch-Dateien "sichern.bat" und "rsichern.bat" verwenden. Dabei werden sämtliche Unterverzeichnisse mitgesichert. Beispiel: Aufruf der Batch-Dateien von [LAUFWERK]: nach [LAUFWERK]: 1. Datensicherung --> sichern c: a: 2. Datenrücksicherung --> rsichern a: c: ╔══════════════════════════════╗ ║ ║ ║ 16. Bemerkungen zum Abschluß ║ ║ ║ ╚══════════════════════════════╝ CLIPPER ist ein geschütztes Warenzeichen von NANTUCKET, Inc. dBASE ist ein geschütztes Warenzeichen von Ashton-Tate, Inc. MS-DOS ist ein geschütztes Warenzeichen von Microsoft Corp. PC-DOS ist ein geschütztes Warenzeichen von International Business Machines Corp. DER WICHTIGSTE HINWEIS!!! Wir behalten uns vor, jederzeit Verbesserungen, Änderungen des Diskettenumfanges und Preisänderungen zu machen. ... Aha ...! ... ende ...